Spécial assistant(e)s : gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités

Le programme de la formation

En amont, un questionnaire d’auto-positionnement

pour se situer et définir ses priorités

• Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
• Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d'assistant(e).
• Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.
• Évaluer ses marges de manœuvre.

Mise en situation

Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations.

• Clarifier les attentes du manager et de l'équipe.
• Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée.
• Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités.

Mise en situation

Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée.

• Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace.
• Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge.
• Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique.
• Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e).

Mise en situation

Exercice d'application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps.

• Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe.
• Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.
• Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous.

Mise en situation

Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage.

• Pour s’entraîner sur des sujets abordés en formation : un module e-learning "Gestion du temps : savoir dire non aux sollicitations importunes".

• Pour illustrer un apport de connaissances : un vidéocast "Gérer efficacement ses e-mails".

Évaluation du transfert des aquis pour valider la mise en œuvre en situation de travail