Réussir ses réunions présentielles ou à distance

Préparer efficacement la réunion

• Quels sont les objectifs ? Informer, consulter, débattre, décider… ?
• Adapter ses techniques d’animation et son positionnement en fonction de l'objectif
• Structurer et organiser l’information : le plan de la réunion, le bon timing
• Impliquer en amont les participants : rédiger un ordre du jour percutant
  • Cas pratique : annoncer un changement à son équipe - quelle technique utiliser pour créer l'adhésion ?

• L’accroche et les 3 premières minutes : une étape décisive
• Cadrer la réunion et les règles du jeu
  • définir les objectifs dès l’ouverture
  • distribuer des rôles opérationnels et créer le groupe
    • Cas pratique : soigner son accroche

• Respecter son ordre du jour
• Synthétiser au fur et à mesure et valider les avancements
• Gérer le temps

• Créer du dynamisme : les clés d'une présentation qui captive
• Choisir une posture d'animation pertinente
• Créer des supports visuels percutants
• Optimiser l'utilisation des outils : tableau, paperboard, vidéoprojecteur
  • Mise en situation : tirer parti des outils à la disposition de l'animateur

• Mettre les participants en action
• Inciter et susciter la co-production avec des techniques de collaboration
  • Mise en situation : faire émerger les idées et faire travailler ensemble des équipes

• Faire réagir les participants : questionner pour impliquer, savoir répondre
• Apporter une réponse appropriée par l’écoute active
• Développer sa qualité d’expression orale et son impact sur l’auditoire
• Organiser les débats : gérer la prise de parole, repérer les phénomènes de groupe, identifier les rôles des participants, canaliser les leaders
• Faire face aux éléments perturbants : gérer les résistances et les tensions, réagir face aux conflits interpersonnels, aux personnalités difficiles…
  • Jeu de rôles : réguler les tensions dans le groupe, ramener le calme, recaptiver l'attention des participants...

• Terminer par un relevé de décisions et un plan d’actions à mener
• Obtenir l'engagement des acteurs
• Faire produire le compte-rendu en séance
• Valider et optimiser le système de réunions : utiliser la grille d’auto-diagnostic de la prestation d’animation

• Ce que change l’échange en visio ou audio : comment maintenir le meilleur niveau de communication ? Le cas spécifique de la réunion téléphonique, de la visio conférence
• Maintenir le plus haut niveau d'attention : un mode d'animation dynamique et volontaire
• Définir un schéma d'intervention précis pour éviter les tunnels ou les monologues
• Organiser les interventions : éviter l'ennui et créer des interactions pertinentes
• Gérer, réguler les échanges et les questions
  • Mettre en place un plan d’action individuel pour mener efficacement ses prochaines réunions
  • Remise d’une check-list du matériel et de la logistique de l’animateur (sujets, ordre du jour, participants, méthodes d’animation...)