Traiter les Réclamations et Clients À Problèmes

Le classement annuel des 'services clients' et les notes obtenues démontrent que les personnes répondant à un client mécontent devraient suivre cette formation...

Cela résoudrait bien des soucis de part et d'autre.

Objectifs
· Apprendre aux commerciaux (ou futurs commerciaux) et aux techniciens en rapport avec la clientèle, comment agir en situation de crise face à un client mécontent voire agressif.
· Améliorer le traitement des incidents et réclamations clients en identifiant les causes de l'animosité et en adoptant des attitudes et des comportements issus de l'observation du contexte et de l'analyse psychologique.

Programme

La situation de réclamation
· Définitions et gradation : incident, réclamation (les différentes formes), l'escalade...
· La légitimité du client à réclamer : droits et devoirs des parties
· Contexte du particulier, contexte B to B, droit des contrats, us et coutumes
· Qu'est ce qu'un client réclamant ? Pourquoi réclame t-il ?
· Examen du problème du point de vue objectif ;
· Examen du problème vu du point de vue du profil de personnalité du client
· Liste des situations concrètes en entreprise : Comment les traite t-on jusqu'alors.
· Cas particulier de l'escalade et de l'incident qui prend des proportions
· Typologie des critiques

Comment transforme t-on un client satisfait en client mécontent ?
· Les forces et faiblesses de l'entreprise
· Les promesses faites
· La réalité perçue de l'intérieur
· Les problèmes prévisibles avec les clients
· Examen de cas concrets

Le profil du « réclamantt »
· Qu'est ce qu'un client satisfait : un client qui ressent ses besoins et attentes comme satisfaits.
· Quelles sont ses caractéristiques ? Comment juge t'il le service rendu ?
· L'environnement du client, ses propres connaissances et capacités, son système de valeurs
· La notion de qualité. L'effet du temps.
· Différence entre produit et service ; le rôle du client dans l'utilisation du produit et dans l'élaboration du service

Les différentes composantes de l'insatisfaction
· Les éléments objectifs, les émotions, le système de valeur bafoué.
· La référence aux peurs et anxiétés enfouies
· Les différents types de personnalités et types psychologiques
· Comment les détecter, comment les aborder, comment communiquer avec eux; comment s'y prendre ?

La gestion de la réclamation en elle-même
· Le dialogue (le questionnement et l'écoute; les différents types d'écoute)
· L'objection : comment caractériser une objection et comment la traiter ?
· L'empathie : c'est une attitude mais aussi une démarche et une méthode en 4 temps
· L'argumentation et la persuasion: différences entre le logos, l'éthos, le pathos
· La négociation : éléments de réflexion
· Savoir dire NON; savoir mettre un terme à la polémique

Examen de quelques trucs et recettes dans différents cas de figure:
· au téléphone
· en face à face
· le courrier ...

L'influence des mots : mots à utiliser, à éviter ; la voix ; les gestes...
Le cas particulier : Agressivité exacerbée : comment traiter la crise
Comment utiliser les incidents et réclamations dans une optique de progrès et d'amélioration
Dans la relation avec ce client particulier
En général avec la clientèle

Pedagogie
La méthode pédagogique s'appuie sur le savoir du formateur alimenté par des études de cas.