Préparer et conduire des réunions efficaces

S’approprier les règles de la communication

• Le cadre de référence, l’écoute active, le questionnement, la reformulation, les techniques de recadrage.

Préparer une réunion

• Adapter son animation aux différents types de réunions.
• Définir des objectifs clairs.
• Structurer et définir le cadre.
• Préparer les outils et les supports d’animation.
• Inviter les participants.

Ouvrir la réunion

• Soigner l’accueil et l’introduction.
• Présenter le cadre, les objectifs et la durée de la réunion.
• Réaliser un tour de table de présentation.

Animer une réunion

• Gérer son stress et ses émotions.
• S’affirmer positivement.
• Savoir écouter et faire parler tous les participants :
• réguler le débat, dispatcher la parole, gérer les digressions,
• gérer les conflits éventuels.
• Maintenir l’intérêt de l’auditoire.
• Utiliser des techniques appropriées à chaque séquence : brainstorming, travaux de groupe…

Gérer les cas particuliers

• La coanimation.
• Les personnalités difficiles : bavards, agressifs, perturbateurs…

Conclure et assurer le suivi

• Finir à l’heure.
• Résumer et conclure.
• Établir un compte-rendu synthétique et suivre les actions.