PMO, mettre en place une organisation par projet

Contexte : les défis de l'entreprise moderne qui génèrent des besoins de reconfiguration permanente.

La mondialisation. Le time to market. La gestion et les ressources. La production de valeur. Qualité/Coût/Délai.

Définition du pilotage. Les processus et les concepts. Les problèmes de pilotage à résoudre.

Le mode projet comme une réponse au changement permanent.

Les défis de mise en oeuvre d'une démarche de management par projet.

L'uniformisation des pratiques. L'appui sur des référentiels internationaux.

La capitalisation de l'expérience. La gestion des ressources en qualité (compétences). La quantité (charge).

Les trois niveaux de pilotage à gérer dans un Project Management Office (PMO).

La synchronisation continue de la vision stratégique (Orientation).

La synchronisation du portefeuille des projets (Décision).

La synchronisation de la réalisation des projets (Gestion).

Les trois piliers à maîtriser : organisation, processus et outils.

Une culture projet développant les comportements collaboratifs.

Une organisation capable de générer les interactions métier/projet.

Des méthodes et processus garants des bonnes pratiques.

Travaux pratiques
Réflexion en groupe sur des exemples de situations qui nécessitent la mise en place d'un Project Management Office. Définir ce qu'il faut faire.

Les différents types de PMO.

Le Bureau d'expertise à (PO).

Le support à projet et le garant des pratiques (PSO).

Le Bureau de Management de Portefeuilles de Projets (PMO).

Le lien avec la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre.

Le lien du PMO avec les autres fonctions de l'entreprise.

Les rôles et responsabilités. Les compétences nécessaires aux équipes intégrées aux PMO.

Les structures de décision : étude de cas de mise en place d'une structure de comités.

Le rattachement du PMO selon les trois types d'organisation (fonctionnelle, matricielle, par projet).

Cas d'articulation de plusieurs PMO dans la même entreprise.

Les conditions de succès du fonctionnement d'un PMO.

Les bénéfices et plus-values apportés par un PMO.

Travaux pratiques
Réflexion en groupe sur des exemples. Essayer de positionner son propre contexte.

Le classement des activités de pilotage d'un PMO.

Le support à la gestion de projet.

La gestion d'un portefeuille d'activités.

La gestion d'un pool de ressources.

La liste des processus de pilotage gérés par le PMO.

Les outils et méthodes permettant la mise en oeuvre de ces processus (balance score card, mapping risques/bénéfices...).

La mise en place d'un outil de pilotage : étude d'un planning type e-reporting.

Présentation d'outils planning de gestion de multiprojets (MSP, Microsoft Project et autres solutions de marché).

Le plan de travail récurrent une fois le PMO implanté.

La charge moyenne.

Le dimensionnement d'un bureau de projet.

Les difficultés du PMO les plus souvent rencontrées.

Travaux pratiques
Mise en place d'un référentiel de méthodes. Discussions sur les activités types d'un bureau de projet. Mise en place d'un tableau de bord.

Sensibilisation de la Direction.

La Direction comme sponsor du projet de changement et porteuse de sens.

Identification des attentes et des difficultés.

Diagnostic des priorités de l'entreprise, de son environnement, de ses ressources financière et intellectuelles...

Argumentaire économique et politique.

Phases de maturité de la mise en place d'un PMO : étapes clés, jalonnement, structure de coordination, etc.

Utilité d'un benchmark pour comparer l'efficacité du management des projets.

Le projet d'implantation.

Où impliquer la maîtrise d'ouvrage ?

Définition d'une stratégie de changement.

Mise en place du plan de management du projet. Suivi et reconfiguration par la mesure des bénéfices.

Stratégies de changement déployables selon les paramètres : temps/urgence, résultats espérés, sociogramme des acteurs...

Travaux pratiques
Travail sur des éléments de mise en oeuvre d'un PMO (diagnostics, définition d'objectifs, implication des acteurs, étapes de déploiement...).