Mieux Organiser et Acheter ses Séminaires, Congrès et Événements

Introduction

• Les objectifs des séminaires et des congrès
• Les spécificités des achats confrontés aux marchés des séminaires, congrès et expositions
• L’importance de la relation acheteur - prescripteur

Appel d’offres

• Appel d’offres : de la définition des besoins à la sélection de l’agence
• Comment réaliser un référencement des prestataires ?
• Comment rédiger un cahier des charges ?
• Outils opérationnels : du brief à l’évaluation des prestataires

Comprendre et évaluer les budgets

• Quelle est la consolidation de l’ensemble de mes opérations de communication ?

- par type
- par destination…

• Quelles sont les structures de coûts de mes budgets événementiels ?
• Mes prix de revient sont-ils dans le prix du marché ?
• Critères d’évaluation d’une opération réussie
• Importance et transversalité du binôme Achat / Prescripteur dans l’organisation interne

Mise en place d’outils opérationnels de décomposition de vos budgets

Manager la relation fournisseur

• Quels sont les effets de levier pour diminuer les coûts ?
• Où et comment aller chercher les premières économies pour des résultats immédiats ?

- Consolidation interne
- Mutualisation des dépenses
- Récupération de la TVA…

• Planifier avec précision ses appels d’offres
• Mise en place d’un contrat annualisé et transparent avec les prestataires

Mise en place de grilles de notation de vos fournisseurs

Les nouveaux principes de collaboration

• Réflexion stratégique sur la politique événement de l‘entreprise
• Optimiser l’organisation des services événements en interne : du référencement à l’externalisation …