Etre Assistant(e) de copropriété

contenu

A. Gestion administrative des copropriétés (1 jour)

1. Qu'est-ce qu'une copropriété ?

• copropriété, ensemble immobilier

• différencier ASL, AFUL, division en volume

• connaître le document de référence : le règlement de copropriété

• la réglementation applicable à la gestion des copropriétés

• qu'appelle-t-on "lot de copropriété"

2. Distinguer parties privatives et parties communes
Cas pratique : identifier les parties communes et les parties privatives au sein d'un immeuble en copropriété

3. Identifier les acteurs de la copropriété

• copropriétaires, syndicat des copropriétaires, syndic, conseil syndical

• rôles et missions de chacun

4. Gérer les charges de copropriété

• définition, affectation et répartition

Cas pratique : affecter et répartir des charges de copropriété

5. Administrer le personnel des copropriétés

• rôle du syndic

• application de la convention collective

• gestion des contrats de travail

• la question de la loge

6. Suivre le traitement des sinistres

• les contrats d'assurances

• les cas particuliers du dégât des eaux

• la déclaration de sinistre

7. Préparer le traitement des mutations
Cas pratique : construction d’un état daté


B. Participer à la préparation et à la tenue des assemblées générales de copropriété (1 jour)

1. Convoquer les assemblées générales

• les pièces à réunir

• quelles sont les personnes à convoquer ?

• sous quelle forme ?

Partage de pratiques : échanges sur la préparation de l'assemblée générale
Cas pratique : construire un rétroplanning

2. Préparer la tenue de l'assemblée

• les éléments à vérifier avant d'aller en assemblée

• préparer la salle de réunion

3. Le déroulement de l'assemblée

• faire signer la feuille de présence

• vérifier les majorités pour ouvrir l’assemblée

• la question des mandats de représentation

• que faire en cas d'arrivée tardive de copropriétaire à l'AG ?

• la nomination du bureau

• qui peut voter en assemblée ?

• comprendre les grands principes des règles de majorité

• clôturer efficacement l'assemblée

• rédaction du procès-verbal de l'assemblée : quelles sont les mentions obligatoires ?

• diffuser les procès-verbaux

• transmettre l’information

• planifier son année

Cas pratique : rédiger une convocation à l’assemblée générale


C. Se positionner dans la relation client (1 jour)

1. Anticiper les relations clients difficiles

• accueillir un client au téléphone ou en face-à-face

• détecter les situations à risques

• réagir face à l'agressivité

• quels sont les différents types de conflit ?

2. Gérer la demande d'un client

• traiter les réclamations

• facturer les prestations particulières

• désamorcer les conflits

Partage de pratiques : réflexion en groupes sur la contribution de l’assistant(e) à l’amélioration du fonctionnement du cabinet ou du service


D. Gestion comptable et financière des copropriétés (2 jours)

1. Se familiariser avec la gestion comptable et budgétaire de la copropriété

• comptes de la copropriété : les règles comptables spécifiques

• appels de fonds et arrêtés des charges

Cas pratique : répartir les charges de copropriété

• budget prévisionnel

• trésorerie, financement de la gestion et des travaux

• préparer l'approbation des comptes : les états comptables

Cas pratique : élaborer un budget

2. Participer à l'engagement des travaux et au contrôle des dépenses

• dépenses soumises à consultation et mise en concurrence préalable

• devis, descriptifs, appels d'offres

• principaux types de contrats

• contrôle des factures, des contrats, des travaux

• clauses de révision

• travaux, garanties, « dommages-ouvrage »

Cas pratique : à partir d'une liste de travaux, déterminer les garanties correspondantes et ceux qui doivent donner lieu à souscription d'une police « dommages-ouvrage » ¤
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