Conduite de Réunion

1. Introduction
La réunion, une situation de communication §

Les acteurs en présence

• émetteur : le cadre organisateur et les animateur
• récepteurs : l’équipe, les participants - importance de leur cadre de référence

Le message :

• un contenu objectif : informations, projet, des critères de qualité : clarté, concision, logique

Le « canal » : la réunion :

• le type de réunion - les supports utilisés

La dynamique de la communication -

• feed back et adaptation réciproque - verbal et non verbal - difficultés de la communication : les « bruits », distorsions, projections, incompréhensions

2. La préparation de la réunion

Les objectifs de la réunion

• clairement énoncés en termes de résultats visés - en cohérence avec les objectifs du secteur et la stratégie de l’entreprise - type de réunion : selon les objectifs poursuivis

Le contenu ou thème de la réunion

• clair, précis, délimité - actualisé, adapté aux besoins des participants - ordre du jour connu de tous, au préalable

L’identification des acteurs

• l’animateur responsable - les intervenants spécialisés - les participants ciblés

La préparation matérielle

• salle et son aménagement - convocation : forme et délais, timing - dossiers de préparation et supports de travail

3. Les atouts personnels du cadre animateur

Son positionnement et son comportement

• crédibilité : cohérence entre action et discours - sincérité : langage direct, sans manipulation - objectivité : les faits, les règles, les engagements - fermeté : délais, résultats, qualité

Son savoir-faire relationnel

• amabilité et ouverture d’esprit - attention et écoute des autres, capacité d’empathie - respect et prise en compte des points de vue - esprit positif : fait confiance, « effet Pygmalion »

Sa motivation et sa force de persuasion

• forte implication personnelle - compétence technique et savoir-faire managérial

Sa capacité d’expression
aisance corporelle et verbale - maîtrise du questionnement, de la reformulation - pratique de l’analyse et de la synthèse

4. L’animation d’un groupe en réunion

Organiser le travail en groupe

• structurer le groupe : sous groupes, grand groupes - distribuer les rôles : président, rapporteur, - préciser les moyens : paper-board, métaplan, …- fixer le timing…

Faire « produire » le groupe

• méthodes de créativité : brainstorming… - méthodes d’analyse : schéma heuristique, loi de Pareto, diagramme d’Ishikawa… - supports de restitution : Grilles de synthèse, indicateurs, tableau de bord. ;

Faciliter l’expression des individus et du groupe

• règles de liberté d’expression et de confidentialité - accepter les points de vue divergents - reconnaître les apports de chacun - la personnalité du groupe, son imago

Pratiquer la synthèse et la régulation

• neutralité et intérêt pendant les restitutions - appel à l’avis du groupe, synthèse progressive - apports théoriques complémentaires - synthèse finale, prise de décision avec le groupe

5. Le déroulement de la réunion

La dynamique de la réunion

• de la passivité à l’engagement - passivité, curiosité, découverte - étonnement, doute, réticence, opposition - réflexion, confrontation, analyse - synthèse, construction, engagement, action

Les jeux d’acteurs et leur utilité

• les sceptiques freinent : poids de la routine, de la tradition - les enthousiastes bousculent : pour le changement, le progrès, l’innovation - les pratiques réfléchissent : avantages et inconvénients, possibilité d’amélioration-

L’orchestration de la réunion

• donner le rythme, gérer la progression - gérer les temps de parole et maîtriser les digressions - viser l’objectif et préparer la décision - utiliser les supports de communication - respecter l’horaire prévu

6. La conclusion de la réunion et son suivi

Faire la synthèse

• état d’avancement des réflexions et des travaux - évolution des points de vue, des problèmes - points acquis, décisions prises - points à reporter : pourquoi, pour quand…

Définir un plan d’action, une suite à donner

• application es décisions : QQQOCCP - résultats attendus - critères de réussites et indicateurs de contrôles - implication et responsabilisation des participants

Organiser le suivi

• compte rendu écrit dans des délais brefs - tableau de bord à créer ou mettre à jour - reporting à la hiérarchie, aux partenaires…- reprise de suivi dans les réunions ou comités

Conclusion

• Les acquis de la formation
• Le plan d’expérimentation personnel