Conduire efficacement ses réunions

Bien préparer la réunion

• La check-list de préparation : l’objectif de la réunion, l’ordre du jour, la durée.
• L’organisation : qui convier ? Comment ? Quoi demander ? (en préférant les petits comités).
• Les différents types de réunions : adapter son animation à la nature de la réunion.

Piloter la réunion

• Créer un climat de confiance : être à l’écoute de soi et des autres.
• Soigner l’introduction pour affirmer son leadership.
• Poser le cadre et le timing.
• Présenter le plan et les objectifs.
• Faciliter les échanges parmi les participants :
• clarifier, dépassionner, reformuler,
• gérer les comportements difficiles.
• Écouter et faire parler tous les participants : réguler le débat, équilibrer le temps de parole, gérer les digressions et les situations conflictuelles.

Animer des réunions productives

• Communiquer efficacement : connaître les fondamentaux de la communication et prendre du recul sur sa propre communication.
• Gérer son trac.
• Maintenir l’intérêt de l’auditoire en étant debout.
• S’affirmer et faire respecter les règles de fonctionnement.
• Utiliser des outils et supports pertinents.

Assurer un suivi efficace

• Respecter son timing.
• Faire une synthèse générale.
• Élaborer et communiquer un compte rendu dans les 24 heures.
• Veiller à ce que chaque participant sorte de la réunion avec un plan d’action personnel concret.