Savoir Conduire une Réunion de Projet

OBJECTIFS
- Optimiser la préparation des
réunions de projet.
- Maîtriser les diverses techniques
d'animation des réunions dans un cadre projet.
- S'affirmer en
tant qu'animateur de réunion de projet.
Méthode pédagogique
Une
approche essentiellement opérationnelle, concrétisée par des mises en
situation sous forme de jeux de rôles, d'exercices et de cas concrets
issus de l'expérience des participants et de celle de l'animateur. Cette
formation permet ainsi l'appropriation des techniques de réunion
spécifiques au pilotage d'un projet.

Situer la place de la
réunion parmi les autres outils de communication en mode projet
Bien
choisir le canal : communication orale / écrite
Savoir articuler :
les différents outils
- Notes, revues, courriers... Comment y
recourir à bon escient ?
- La réunion : un outil de communication
à part entière
Identifier les différents types de réunions à
organiser
- La réunion de lancement du projet
- La réunion du
comité de pilotage
- Les autres réunions de suivi de projet :
information, production, négociation, résolution des problèmes, prise de
décision

Bien préparer une réunion de projet


Choisir
le moment opportun
- Délimiter l'ordre du jour
- Définir le
coeur du message à faire passer
- Rappel des objectifs
respectifs des différentes réunions ponctuant la vie d'un projet
Atelier
: rédaction d'un ordre du jour
Préciser les objectifs de la
réunion, identifier les participants
Les préalables
incontournables : les adapter selon le type de réunion

Bien
appréhender le rôle de l'animateur
Acquérir les bonnes
techniques d'entretien et de contrôle du groupe
- Ouvrir la
réunion : définir et présenter les thèmes et objectifs de la réunion,
lancer la discussion
- Faciliter l'expression des membres du groupe
-
Orienter la progression des débats
- Recadrer la discussion le cas
échéant
- Relancer, dynamiser ou au contraire calmer les
débats
- Stimuler le brainstorming
- Gérer le travail en
sous-groupes
- Maîtriser la gestion du temps
- Clore la réunion
et établir le plan d'actions à l'issue de la réunion
Gérer
les situations délicates
- Faire face aux contestations relatives
à l'animateur
- Canaliser les revendications concernant l'ordre du
jour
- Gérer les personnalités difficiles (perturbateurs, passifs,
agressifs) et les désaccords entre les membres de l'équipe de projet
Mise
en situation : entraînement à la gestion de situations difficiles
Assurer
un suivi efficace de la réunion
- De la clôture orale à la
synthèse écrite
- Comment établir les comptes-rendus de
réunions ?
Atelier : analyse critique de comptes rendus de
réunions-projets