Savoir Conduire et Animer une Réunion

1ère partie : Avant la réunion

* L’opportunité d’une réunion : quand une réunion est-elle indispensable ou inutile ? Vaut-il mieux faire une ou plusieurs réunions ?
* Les critères permettant de mesurer la réussite d’une réunion.
* Les 20 questions-clés à se poser pour préparer une réunion concernant : - Le(s) sujet(s), l’ordre du jour, les participants, les méthodes d’animation et le matériel . - La liste du matériel et la logistique de l’animateur. - L’organisation des notes d’animation : aide-mémoire, fil rouge.
* Savoir établir la durée nécessaire avec marges et limites.



2ème partie : Pendant la réunion

* L’accroche, le topo de lancement.
* Le tour de table : technique d’animation pour un tour de table rapide et efficace. La définition des objectifs en début de réunion.
* La distribution des rôles opérationnels (rédacteur du compte-rendu, timing, logistique).L’organisation des débats : lancement, animation.
* Savoir mettre les participants en réflexion individuelle ou en sous-groupes quand nécessaire : A quel moment de la réunion ? Pour quelle productivité et comment exploiter les productions des participants ? Savoir récapituler et faire la synthèse en cours de réunion. Comment animer une réunion de réflexion ? Savoir stimuler la créativité des participants dans un cadre défini.
* Qu’est-ce que la dynamique de groupe ?

-Ce que l’animateur peut faire face aux participants difficiles, aux oppositions entre individus.

-Comment canaliser les leaders ?

-Les mécanismes de l’influence et leur régulation.

L’écoute active, pierre angulaire de l’animation d’une réunion :

-Savoir écouter un groupe à trois niveaux.

-Élargir son registre de questionnement pour faire participer, produire et faciliter les échanges.

-Savoir reformuler, récapituler et capitaliser les informations essentielles.

* L’utilisation de l’espace et des supports écrits.



3ème partie : Après la réunion

* Savoir terminer sur un plan d’action.
* Savoir utiliser une grille d’auto-analyse de prestation d’animation pour en tirer des enseignements personnels et progresser.