Réussir ses assemblées générales de copropriété : solutions juridiques et pratiques

contenu SPECIAL Loi ALUR
1. Préparer son année de gestion

• organiser et anticiper, être proactif

• analyser la copropriété : point comptable, recouvrement, travaux, etc.

• déterminer les besoins des copropriétés en concertation avec les conseils syndicaux

• planifier

2. Préparer l'ordre du jour

• se fixer des objectifs

• estimer le climat probable de la réunion pour bien gérer le temps

• préparer son dossier et réunir les documents à présenter en AG

3. Convoquer l'assemblée générale

• forme, délais et contenu de la convocation

• finaliser l'ordre du jour, ajuster le budget

• déterminer les majorités nécessaires

• rédiger la convocation

• anticiper le climat probable de la réunion et les freins potentiels

• préparer une argumentation solide

• préparer sa grille de prises de notes

Exercice d’application : au moyen d’un quiz, valider les acquis sur le formalisme de la convocation

4. Déroulement de l'assemblée

• feuille de présence, gestion des pouvoirs

• situation du copropriétaire majoritaire

• désignation du président et des scrutateurs

• gestion des arrivées et départs en cours d'assemblée

• rédaction du procès-verbal

Cas pratique : effectuer le traitement complet d'une assemblée de copropriété (rédaction de projets de résolutions, d'un PV…)
Exercice d’application : au moyen d’un quiz, valider les bonnes majorités à obtenir en fonction des décisions à voter

5. Clés pour conduire l'AG

• hiérarchiser et planifier les différents thèmes à débattre et se fixer des objectifs précis

• manager pour ne pas subir

• gérer le temps et les débordements

• être clair pour se faire entendre

• aider le groupe à avancer

• convaincre par ses compétences d'expert

• gestion des contestations

Jeux de rôle : poser le cadre d’une réunion
- ouvrir une assemblée de copropriété de façon à garantir un climat serein et propice à l’échange avec les copropriétaires
- les accueillir et exposer les règles de fonctionnement

6. Réguler les situations difficiles

• rassurer pour faciliter la prise de décision sur les sujets importants

• provoquer la participation d'un auditoire silencieux

• faire respecter la parole de chacun

• gérer les copropriétaires difficiles, bavards, agressifs, confus…

• désamorcer les agressions personnelles

• obtenir un consensus

• clôturer une assemblée

Jeux de rôle : lors d’une AG, savoir réagir lorsque :
- la parole est systématiquement coupée
- des apartés subsistent entre copropriétaires
- la question posée n’est pas comprise par un copropriétaire
Jeux de rôle : à partir d’une situation donnée : la décrire et la rejouer en reformulant pour éviter les pièges du langage qui conduisent au « dialogue de sourds » et à l’agressivité.

7. Les suites de l’assemblée

• règles de notification et conservation des PV et annexes

• transmettre l'information, planifier l'exécution des décisions

• réagir face aux contestations de l’assemblée

Etude de cas : à partir d’une contestation formulée par un copropriétaire, les participants recherchent les solutions de réponses à apporter à l’écrit comme à l’oral
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