Optimiser Ses Réunions à Distance

Programme:OBJECTIFS
préparer, organiser, animer avec succès vos web conférences, workshop distants, formations et informations on line

PUBLIC
toute personne amenée à conduire des réunions à distance

PREREQUIS
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PROGRAMME
La réunion à distance : une modalité au service des nouveaux modes de collaboration Développement des situations de travail à distance : commerciaux, réseaux, développement de projets, recherche, international... Une gestion optimisée du temps et de l’espace Une diversité d’usage : management d’équipe, animation de groupes projets, information, formation La dimension technologique du travail à distance Les solutions "légères" et grand public : usage limité dans l’entreprise, risques Les solutions professionnelles disponibles . fullWeb (WebEx Meeting Center, Genesys Conferencing Meeting Center...) . internalisées (IBM Lotus Sametime...) . mixtes : Breeze Meeting (Adobe) ou encore Office Live Meeting (Microsoft), accessibles aussi bien en mode hébergé (chez un prestataire ad hoc) qu’internalisé Préparer une réunion à distance Préparation matérielle . organisation matérielle : fournisseur, équipement, abonnement, environnement . planifier la réunion, intégrer le décalage horaire . envoyer les invitations . préparation de la réunion : l’objectif, les différents temps de la réunion, les supports, les envois de documents éventuels avant la réunion Préparation personnelle . se détendre et se concentrer . visualiser le déroulement Animer une réunion à distance : les bonnes pratiques Préciser clairement les "modalités" et ne pas hésiter à faire les tests nécessaires Maîtriser la difficulté d’animer à la fois le fond et la forme (donner la parole, réguler, relancer) Savoir interrompre et relancer les participants silencieux Produire ensemble pendant la réunion : partage et enrichissement des documents Synthétiser régulièrement Conclure avec des suites à donner Envoyer un compte rendu Les conditions de réussite Valider la maitrise des outils par tous, former Déterminer la politique de sécurité à adopter : être vigilant sur les données critiques transitant par le réseau notamment dans le cas des solutions hébergées