Gestion Des Priorités

Nous travaillons dans un environnement perturbé générant chaque jour de nombreuses préoccupations. Face à cela, chacun a mis en place son organisation. Propre à chaque individu, elle dépend de nos activités quotidiennes, nos rôles et fonctions, nos compétences, notre personnalité, notre histoire, notre style de management, etc...

Ainsi, nous développons une gestion de notre temps qui peut être réactive, proactive, instantanée ou programmée... Cela dépend aussi de sa marge de manoeuvre : cette gestion de notre temps peut être autonomie ou dépendante...

Comment savoir si notre organisation personnelle est "opportune" ou "inopportune" ?

Objectifs
· Identifier les tâches prioritaires
· Evaluer le coût des retards et l'impact favorable de leur résorption
· Concevoir une méthode adaptée
· Bâtir une journée-type
· Créer des synergies
· Développer des outils de suivi et contrôle

Programme

Introduction
· Situation actuelle
· Difficultés
· Enjeux
· Objectifs globaux

Bilan actuel
· Analyse critique des emplois du temps de chacun
· Elaboration d'une « journée-type actuelle » pour chaque acteur de la Gestion Contactuelle
· Recueil et ise en commun des données
· Liste des tâches
· Estimation du temps effectivement passé pour chaque tâche

Détermination des « parasites »
· Estimation tâche par tâche de l'impact des retards sur l'activité des services et des partenaires
· Détermination des objectifs
· Classement des tâches par priorités Important / très important et urgent / non urgent
· Arbitrages
· Temps souhaitable alloué à chaque activité. Répétitions
· Ratios temps disponible / temps souhaité / temps effectivement employé

Construction des solutions

• Traitement tâche par tâche :
• Possibilité de scissions
• Répartitions / semaine et / jour
• Individualisation ou mutualisation ?
• Traitement par journée de travail :
• Journée type ou semaine type ?
• Calendrier des commandes
• Création d'un agenda-type
• « Chasse aux parasites »

Elaboration des outils de progression et de contrôle

Outils Excel
· Etats d'avancement des tâches
· Tableaux de bord hebdo / mensuel
· Intranet
· Supports à créer / disponibles

Synergies à réaliser

Pedagogie
· Acquisition d'une méthodologie
· Elaboration de procédés innovants
· Création d'outils de suive et de contrôle