Adaptation À L’emploi Des Secrétaires/assistantes De Direction (formations présentielle ou en visioconférence)

Responsabilités, organisation et gestion du temps

La fonction de secrétaire de direction et ses responsabilités

• Mission, activités, savoir-faire et comportements
• Représentation et image : du service, du responsable hiérarchique
• Intermédiaire et relais d’information
• Obligation de réserve, secret professionnel

L’organisation du poste et du travail

• Les bases de l’organisation
• L’analyse de l’activité et la répartition des tâches
• Les flux d’informations : fréquences, importances
• Le travail en binôme, le travail en équipe

La gestion du temps et des priorités

• Les rythmes imposés par l’activité
• Qualification du travail : importance, urgence, priorités
• Planification et anticipation
• Le temps de la secrétaire, le temps de sa hiérarchie

Le suivi des dossiers et des décisions

• Plannings et échéanciers
• Classement efficace : plan et méthode
• Les outils informatiques (en fonction de l’environnement)
• L'exécution des décisions, responsabilités et délégations

Communication, travail en équipe, suivi de projets

La communication professionnelle

• La secrétaire en situation de communication
• La connaissance de soi et la connaissance des autres, les cadres de référence
• Les relations interpersonnelles : les transactions, les jeux
• Les difficultés de la communication : bruits, distorsions, projections
• Les situations conflictuelles : gestion du stress et des problèmes
• L’affirmation de soi et le respect des autres – savoir dire « oui » et « non »

Le traitement des informations

• L’analyse et le tri des informations
• La lecture sélective et la qualification de l’information : pour qui ? pour quoi ?
• La prise de notes et la pratique du résumé
• La transmission de l’information
• Le classement, la conservation et la mise à jour des informations

Le travail en réseau

• Le réseau hiérarchique : règles de collaboration, méthodes de travail, filtrage, tampon, suppléance
• Le réseau professionnel interne : l’équipe, les autres secrétaires de direction – partage du travail et des outils, rôle d’organisation, de recherche d’amélioration, d’échange de bonnes pratiques
• Le réseau des partenaires et correspondants externes : fonction d’accueil, de « public relation »
• Le travail collaboratif : état des lieux et prospective

Le suivi de projet

• Le projet répond à des besoins : détection et analyse
• Le projet est structuré dans le temps : cahier de charges, plan d’action, indicateurs de suivi, étapes de réalisation, indicateurs de suivi
• Le projet est confié à une équipe : rôles et fonctions

Le projet est évalué : présentation, communication et reporting et cadrage