Adaptation À L’emploi Des Secrétaires/assistantes De Direction (formations présentielle ou en visioconférence)

Formation

À Paris

1 150 € HT

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Description

  • Typologie

    Formation

  • Lieu

    Paris

  • Heures de classe

    14h

  • Durée

    2 Jours

  • Dates de début

    Dates au choix

  • Bourse de travail

    Oui

Objectifs: Connaître les responsabilités de la secrétaire de direction, savoir organiser son travail, gérer son temps et suivre les dossiers ou les décisions. Acquérir les techniques de la communication professionnelle, savoir gérer les conflits et maîtriser son stress. Savoir traiter l'information, travailler en équipe ou en réseau et être capable de suivre un projet.
Destinataires: Secrétaires et assistantes. Personnel accédant à la fonction

Les sites et dates disponibles

Lieu

Date de début

Paris ((75) Paris)
Voir plan
5, Rue Fénelon, 75010

Date de début

Dates au choixInscriptions ouvertes

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Les Avis

Les exploits du centre

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Les matières

  • Gestion
  • Analyse de résultats
  • Mise en réseau
  • Organisation
  • Stress
  • Secrétariat
  • Secrétariat de direction
  • Assistante direction
  • Assistant de gestion
  • Information
  • Responsabilité
  • Secrétaire
  • Réseau
  • Gestion du temps

Professeurs

PROFORMALYS PROFORMALYS

PROFORMALYS PROFORMALYS

pro

Le programme

Responsabilités, organisation et gestion du temps

La fonction de secrétaire de direction et ses responsabilités

  • Mission, activités, savoir-faire et comportements
  • Représentation et image : du service, du responsable hiérarchique
  • Intermédiaire et relais d’information
  • Obligation de réserve, secret professionnel

L’organisation du poste et du travail

  • Les bases de l’organisation
  • L’analyse de l’activité et la répartition des tâches
  • Les flux d’informations : fréquences, importances
  • Le travail en binôme, le travail en équipe

La gestion du temps et des priorités

  • Les rythmes imposés par l’activité
  • Qualification du travail : importance, urgence, priorités
  • Planification et anticipation
  • Le temps de la secrétaire, le temps de sa hiérarchie

Le suivi des dossiers et des décisions

  • Plannings et échéanciers
  • Classement efficace : plan et méthode
  • Les outils informatiques (en fonction de l’environnement)
  • L'exécution des décisions, responsabilités et délégations

Communication, travail en équipe, suivi de projets

La communication professionnelle

  • La secrétaire en situation de communication
  • La connaissance de soi et la connaissance des autres, les cadres de référence
  • Les relations interpersonnelles : les transactions, les jeux
  • Les difficultés de la communication : bruits, distorsions, projections
  • Les situations conflictuelles : gestion du stress et des problèmes
  • L’affirmation de soi et le respect des autres – savoir dire « oui » et « non »

Le traitement des informations

  • L’analyse et le tri des informations
  • La lecture sélective et la qualification de l’information : pour qui ? pour quoi ?
  • La prise de notes et la pratique du résumé
  • La transmission de l’information
  • Le classement, la conservation et la mise à jour des informations

Le travail en réseau

  • Le réseau hiérarchique : règles de collaboration, méthodes de travail, filtrage, tampon, suppléance
  • Le réseau professionnel interne : l’équipe, les autres secrétaires de direction – partage du travail et des outils, rôle d’organisation, de recherche d’amélioration, d’échange de bonnes pratiques
  • Le réseau des partenaires et correspondants externes : fonction d’accueil, de « public relation »
  • Le travail collaboratif : état des lieux et prospective

Le suivi de projet

  • Le projet répond à des besoins : détection et analyse
  • Le projet est structuré dans le temps : cahier de charges, plan d’action, indicateurs de suivi, étapes de réalisation, indicateurs de suivi
  • Le projet est confié à une équipe : rôles et fonctions

Le projet est évalué : présentation, communication et reporting et cadrage

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