Gestion de contrats pour chefs de projets : Principes et techniques

Justification des contrats

• Éviter, diminuer et transférer les risques
• Contrôler les coûts avec l'aide des participants impliqués d'un bout à l'autre de la chaîne d'approvisionnement
• Gérer les relations acheteur-vendeur

Définition des principes d'un contrat

• Clarifier les éléments qui constituent un contrat irrévocable
• Démystifier le jargon juridique

Évaluer les options adaptées de fixation des prix

• Analyser les éléments clés, évaluer la pertinence des termes

Lancement du cycle de vie du contrat

• Analyse des besoins
• Décider de « faire » ou « d'acheter »

Préparer un plan d'approvisionnement

• Définir les objectifs du contrat et la charte de projet
• Plan de communication
• Définir une approche de contrat

Définir les prestataires potentiels

• Recueillir des informations relatives au marché
• Analyser les capacités en fonction des critères spécifiés
• Restreindre le nombre de fournisseurs

Optimiser la communication pour une relation « gagnant-gagnant »

• Tenir compte des besoins conflictuels des acheteurs et des vendeurs et utiliser des méthodes efficaces pour obtenir des informations

Optimiser la sélection des prestatairesSolliciter les prestataires

• Revoir les composants clés est traiter et diffuser la demande

Affiner les critères d'évaluation

• Appliquer les bonnes pratiques, dont celles du PMBOK®
• Outils et techniques analytiques et heuristiques

Étudier les propositions

• Déterminer le processus d'évaluation
• Évaluer les services et produits du prestataire
• Renforcer l'efficacité de l'évaluation en se rendant sur le site du prestataire
• Accorder une attention aux choix internes du prestataire, gérer l'éventualité où l'appel d'offres est infructueux

Négocier des résultats favorablesPrincipes et outils

• Choisir un modèle de négociation adapté, créer un plan

Considérations tactiques

• Anticiper la stratégie du vendeur/préparer celle de l'acheteur

Influencer les négociations

• Définir les rôles et les attentes
• Optimiser l'environnement pour obtenir de bons résultats

Finaliser les termes du contrat

• Rédiger une première version du document
• Contrôler toute modification du texte
• Obtenir la signature des parties prenantes pour approbation

Exécution du contratGérer le contrat

• Perspectives de l'acheteur en opposition à celles du vendeur
• Le rôle du chef de projet pendant la mise en oeuvre

Outils de gestion des contrats

• Études des performances
• Audits d'inspection
• Fiches d'évaluation des éditeurs
• Rapports administratifs

Coordonner plusieurs contrats

• Utilisation du contrat dans le cadre du projet
• Évaluer l'impact au sein de l'entreprise

Gérer les problèmes

• Analyser les impacts potentiels
• Identifier, évaluer et diminuer les risques

Gérer les modifications

• Procédures de contrôle des modifications
• Répondre aux conditions exceptionnelles
• Modifier le contrat selon les demandes de modifications

Clôture du contratValider l'exécution des termes et conditions

• Vérifier la conformité des livrables
• Service ou du produit conforme aux clauses contractuelles
• Autoriser le paiement final au prestataire

Suivi des support et maintenance

• Accords de niveaux de services, assurances et garanties
• Gérer les mises à jour et à niveau