Conduite de réunion : présentiel, conf call et visio conférences

Les différents types de réunion

Réunions d’information

• Utiliser les outils de l’écoute active afin que les participants s’approprient les messages clés

• Utiliser des pédagogies interactives et notamment la méthode Brown Paper (appelée aussi méthode des « post-it »)

• Utiliser les techniques de négociation gagnant/gagnant et, si nécessaire, de gestion de conflits

Préparation de la réunion

• Validation du choix du mode de communication
• Définition de la durée et de l’ordre du jour
• Choix des participants

• Prise de connaissance des sept points clés de la préparation d’une réunion
• Choix d’une pédagogie adaptée à l’objectif de la réunion
• Choix d’une méthode d’animation adaptée à la population cible : subordonnés, collègues de même niveau ou de niveau supérieurs, clients
• Préparation logistique

Animation de la réunion

Lancement de la réunion

• Accueil des participants
• Rappel des objectifs, des étapes et du timing
• Présenter et vendre son plan
• Susciter l’attention des participants dès les premières minutes
• Définition des rôles

• Profils des participants
• Dynamique de groupe
• Étapes de la vie d’un groupe
• Interprétation des signes non verbaux du groupe
• Obtenir le silence
• Se faire des alliés
• Éviter les apartés
• Groupes de travail: susciter la participation et favoriser la créativité

• Utilisation des outils de la négociation coopérative
• Adaptation de son expression orale à son auditoire: le choix des mots et l’élocution
• Accroître son impact par l’utilisation des techniques de gestuelle

• Techniques de communication
• Gestion du groupe et, en particulier, les participants « difficiles »
• Gestion du stress
• Assumer la directivité
• Gérer et faire respecter le timing de la réunion
• Susciter l’adhésion du groupe

• Reformulation des points clés
• Le plan d’actions partagé

Gestion et suivi de la réunion

Outils et techniques

• Rédaction d’un compte rendu « flash »
• Rappeler ce qui a été défini
• Utilisation des outils de la gestion de projets pour le suivi des actions