Comment Définir et Mettre en Place une Politique de Facility Management Dans votre Entrepr

Le Facility Management (FM) émerge aujourd’hui comme un véritable métier fédérateur d’une multitude d’activités.
Cette profession est actuellement définie comme celle qui « regroupe l’ensemble des disciplines qui assurent aux entreprises le bon fonctionnement de leur environnement construit »
Dans un contexte où toute entreprise doit contrôler ses coûts de fonctions supports pour optimiser ses résultats, le FM intervient comme la stratégie idéale déjà appliquée avec succès dans tous les grands pays industrialisés.

Les contrats multiservices ou multitechnique, représentent un potentiel de gains important, tant par la complexit é et les enjeux financiers de ces dossiers, que par le peu de formation spécifique des directions (immobilier, SG, achats, logistique…) à la rédaction des cahiers des charges, la soumission d'appel d'offres et la sélection de la meilleure offre en "valeur globale".

C’est pourtant une priorité pour 44 % des dirigeants qui considèrent que la performance des services concernés (immobilier, achat, SG, RH) dans ce domaine est un axe prioritaire d'amélioration tant technique, social que financier.

Encore faut il bien comprendre les enjeux et les modes opérationnels, savoir distinguer les services « in sourcing » et « out sourcing », connaître le rôle et la place des individus pour réussir à dominer les fonctions supports qui vont participer à l’optimisation du cœur de métier.



PROGRAMME

Jour 1 : Jacques Hureau
. Définition du monde FM
Les acteurs du FM
Les enjeux du FM pour l’entreprise
Les activités intégrées au FM ?
Comment définir ce levier au service de l’entreprise ?
Présentation des différents territoires de multiservices et multitechnique

. Les modèles d’externalisation : acteur global ou multi acteurs
Externalisation ou pilotage AMO: comment les séparer efficacement ?
Comparaison des différents schémas d’intervention en fonction des contextes d’entreprise

. Délimiter les enjeux et les objectifs de sa stratégie FM
Définir les types de contrats multiservices, multitechnique et leurs champs d’application
Quelles activités chez quel prestataire : services, activités, techniques

. Elaborer un cahier des charges
Identifier les besoins à partir de méthodes d’audit interne
Définir les relations clients-fournisseurs internes

. Bâtir un appel d’offres
Connaître les principes de fonctionnement du multiservices et du multitechnique
Segmenter le cahier des charges en fonction des domaines de compétence et des métiers : les points essentiels
et les pré-requis juridiques

. Sélectionner les partenaires
Hiérarchiser les offres : évaluation des réponses par scoring
Savoir lire les prestations proposées
Etablir un processus de sélection

. Piloter la phase de démarrage
Quel est le rôle du Maître d’Ouvrage ?
Les tableaux de bords utilisés
Quels ratios et indicateurs utiliser ?
Quels outils de pilotage sélectionner ?
Quelle communication adapter ?

. Construire un plan de progrès réalisable
Objectifs d’optimisation à fixer à votre (vos) prestataire(s)
Planifier un suivi qualitatif et quantitatif

. Piloter et créer les outils de contrôle qualité
Choix de la GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur), des portails,
de la GTB (Gestion Technique des Bâtiments), GTC (Gestion Technique Centralisée)
Quel NQA (niveau de qualité acceptable)
Savoir adapter et traduire les indicateurs de services : SLA (Service Level Agreement), KPI (Key Performance Indicator)

Jour 2 : Claudia Weber

Mettre en place l’architecture contractuelle adaptée

. Comment structurer juridiquement votre projet ?
Quels sont vos objectifs : la qualité, les économies financières, la responsabilisation de votre prestataire ?
Cerner le périmètre des services externalisés
Un contrat avec un prestataire unique ou plusieurs contrats avec plusieurs prestataires ?

. Identifier les différents types de contrats
Le rôle de vos CGA
Savoir définir les qualifications juridiques de votre projet : prestation de services, de biens matériels,
immatériels, sous-traitance, co-traitance, maîtrise d'œuvre, assistance
Délimiter clairement le périmètre d'action du maître d'ouvrage et du maître d'œuvre

Rédiger un contrat adapté à votre projet multiservices – multitechnique

. Comprendre les enjeux des clauses structurantes
Le préambule, l’objet, les définitions
La responsabilité : l’obligation de moyens/obligation de résultat, les dommages directs/dommages indirects
La propriété intellectuelle : la protection de son patrimoine intellectuel, la licence/la cession de droit d’auteur
Les garanties contractuelles : garantie d’évolution, de compatibilité,…
La qualité de service : les SLA Les pénalités : clause pénale/astreinte, les clauses de bonus/malus
Le transfert de savoir faire
La durée du contrat : la résiliation, la réversibilité
Les aspects financiers : les clauses de benchmarking/d’audit,
les clauses d’évolution/de révision et de modification des prix

. Apprendre à négocier les clauses structurantes
Comment trouver les compromis acceptables par les deux parties ?

. Assurer la bonne exécution de vos contrats à travers des procédures de contrôle et de suivi
Contrôler et suivre juridiquement l'exécution du contrat en appliquant des méthodes pour anticiper,
éviter ou contrôler les dérapages

. Les problématiques sociales
La gestion du transfert de personnel : l’article L122.12 du code du travail
Si L122.12 ne s’applique pas : comment gérer les démissions et embauches ?
Les actions de communication : les partenaires sociaux du client et du fournisseur, les personnels transférés,
les autres salariés : quel environnement socio-professionnel ?
La gestion du personnel de l’équipe non transféré: passage d’un rôle de maître d’œuvre à un rôle de maitre d’ouvrage
Gestion du prestataire infogérant

Evaluation de la formation : définition des axes de progrès