Classement Efficace : Savoir Classer Vite et Bien

Etat des lieux : pourquoi le classement pose problème ?

• Masse des informations reçues et diversité des documents produits et des dossiers créés
• Variété des supports utilisés : notes, lettres, revues, dossiers, fichiers informatiques…
• Besoins et points de vue différents des auteurs, des destinataires ou utilisateurs

les points « noirs » de notre classement actuel

Un plan d’amélioration : que faire et comment faire ?

• Classifier et qualifier les informations et les documents reçus ou émis, en fonction de leur nature et de leur objectif
• Identifier le degré d’utilité de l’information et de sa conservation : information, preuve ou justification, contrôle, mémoire…
• En déduire la fréquence probable de consultation, son périmètre d’influence, sa durée de vie…
• Structurer les informations et les dossiers : références, titrage, mots clé, sous-dossiers… pour créer des repères
• Définir un plan de classement et le justifier :

• choix des méthodes en fonction des dossiers et des objectifs
• un plan accessible à tous les acteurs concernés
• problèmes de confidentialité et habilitations nécessaires

rester réaliste : moyens et matériels disponibles, délais de mise en œuvre programmés et contrôlés

Faire vivre le classement

• Actualiser et épurer les dossiers
• Archivages successifs
• Obligations légales : règles de conservation et délais de prescriptions

rechercher progressivement la standardisation : procédure de classement connue et appliquée par tous (cf. plan comptable ou documentation « qualité »…)

Classement et informatique

• Aide à la gestion du plan de classement physique
• Le classement informatique courant : arborescence, nom des fichiers, classement des mails, sauvegardes
• Les outils de recherches, en local, sur le Web…
• L’avenir proche : LAD, GED, GEIDE, des outils de saisie, de consultation et de traitement automatique des documents.

l’informatique, une aide pour aujourd’hui, une solution pour demain…