Réussir vos Réunions

Résumé

Pourquoi tant de réunions ?
Parce que c'est un moment de vie commune. C'est là qu'une équipe se soude, que des groupes de travail fonctionnent, que le sentiment d'appartenance à un service se forge, que des négociations sont possibles.
Les réunions permettent la résolution des problèmes, de prendre des décisions, de construire des relations de confiance.
L'insatisfaction ressentie la plupart du temps est générée par le non respect par l'animateur de principes simples, de règles claires, de maîtrise d'outils et de méthodologies d'animation, pourtant à la portée de tous.
Pendant cette journée, nous répondrons aux questions suivantes :

• Faut-il se réunir ou au contraire utiliser un autre mode de communication ?
  
• Que faut-il faire avant, pendant et après ?
  
• Combien de personnes inviter? Existe-t-il une règle ?
  Que faire lorsque les évènements dérapent par rapport à son attente ? Comment s'y préparer ?

Pourquoi choisir notre programme ?

• Check list à l'usage de l'organisateur d'une réunion
• Distribution du résumé de l'ouvrage référence de la Harvard Business School.

Objectifs

• Identifier les 3 raisons de se réunir
• Adapter sa préparation en fonction
• Etre capable d'utiliser des méthodes d'animation orientées résultat
• Obtenir la participation active des membres du groupe
  
  Programme
  
  Se réunir ou décider de ne pas se réunir
  - Identifier la ou les raisons de se réunir.
  - Augmenter la pertinence dans la sélection des participants.
  - Lutter contre les réunions stériles et réduire le temps passé en réunion.
  
  Organiser une réunion et en définir l'objectif
  - La préparation et l'organisation matérielle.
  - Le cadrage de la réunion : objectif, durée, règles du jeu.
  - Les conditions nécessaires à l'implication des participants.
  
  S'approprier une méthodologie adaptée à un type de réunion
  - Réunion de service.
  - Réunion d'information.
  - Réunion de négociation.
  - Réunion de résolution de problèmes avec consensus ou avec concertation.
  - Favoriser la créativité en utilisant des techniques appropriées.
  - Formaliser pendant et après la réunion.
  - Conclure, valider et formaliser les points clés de la réunion.
  - Rédiger un compte rendu (pertinence des informations et rapidité de diffusion).
  Animer pour faire fonctionner efficacement le groupe
  - Développer ses capacités d'écoute.
  - Répartir les rôles pour être plus efficace.
  - Faciliter les échanges et la production d'idées.
  - Connaître et repérer les phénomènes de groupe pour mieux les utiliser.
  - Gérer les participants difficiles : 6 cas pratiques.