Profession Assistant(e) (cycle certifiant)

Module 1 : Comprendre son rôle et les enjeux liés à l’Assistanat (2 jours)

Faire le point sur l’exercice de sa fonction

Compétences acquises
Compétences à développer
Créneaux d’évolution potentielle dans la fonction
Collaborer et échanger entre assistant(e)s
Utiliser les réseaux professionnels internes et externes

Contribuer à l’efficacité de son équipe et accroître la synergie avec son (ses) manager(s)

Comprendre le rôle de chacun et son positionnement dans l’entreprise
Comprendre ce qu’attend(ent) le(s) manager(s)
Définir des modes de collaboration
Solliciter les managers à bon escient
Savoir être force de proposition

Module 2 : Développer ses capacités de communication et l’affirmation de soi (1 jour)

Identifier les composantes d’une communication efficace

Lever les freins à une écoute de qualité
Décoder le langage verbal et non-verbal
S’adapter à différents niveaux d’interlocuteurs : hiérarchie, collègues et autres partenaires internes ou externes

Analyser et développer sa capacité d’affirmation constructive

Identifier et se dégager des messages trop contraignants
S’entraîner à exprimer ses sentiments, demandes, propositions…
Savoir dénouer tensions et conflits
Choisir une stratégie de réussite

Module 3 : Gagner du temps et en faire gagner à son manager (1 jour)

Se focaliser sur l’essentiel et hiérarchiser les activités majeures

Différencier urgent et important
Innover et savoir tirer parti de l’expérience
Gagner du temps au quotidien
Analyser son organisation pour l’optimiser

Faire gagner du temps à son (ses) manager(s)

Repérer leur mode de gestion du temps
Identifier les niches de gains de temps managériales
Préserver leur temps

Module 4 : Optimiser l’impact de ses écrits (1 jour)

Développer ses capacités de synthèse

Résumer les faits et aller à l’essentiel
Structurer sa pensée

Intégrer les principes de lisibilité

Précision de l'objet et de l'objectif
Fluidité du style : syntaxe et ponctuation
Justesse du ton et du vocabulaire

Module 5 : Optimiser le traitement de l’information (1 jour)

Faire face à l'abondance de l'information

Identifier les moyens pour s'informer utile
Gérer sa messagerie avec efficacité
Distinguer le " pour action " du " pour info "

Conserver et retrouver l'information

Assurer la cohérence entre papier et électronique
Classer avec pertinence et archiver avec méthode
Retrouver rapidement : le plan de classement et d'archivage

Module 6 : Etre à l’aise avec les chiffres (1 jour)

Comprendre les informations chiffrées utilisées par les différentes fonctions

Indicateurs physiques : effectifs, quantités achetées, quantités vendues, m² occupés...
Indicateurs financiers : charges, produits, résultats, marges...
Indicateurs complexes : ratios, normes de qualité...
Savoir effectuer les calculs courants

Utiliser les calculs pour le budget et le tableau de bord

Préparer le budget
Editer le tableau de bord
Savoir traduire les chiffres en graphiques
Choisir la bonne représentation graphique
Savoir construire les courbes, histogrammes, pyramides des âges...

Module 7 : Gérer des situations difficiles au téléphone et en face à face (1 jour)

Adapter son comportement pour éviter l’escalade

Identifier le type d’interlocuteur difficile (bavard, mécontent, agressif…)
Adapter son comportement à chacun
Maîtriser ses émotions
Communiquer positivement

Gérer les personnalités difficiles

Ce qu’il faut éviter
Comment garder la maîtrise de la situation
Savoir conclure
Gérer les multi-situations au quotidien

Compléter la formation avec les modules e-learning offerts :

- s'exprimer avec assertivité : faire une demande
- assistante : comment optimiser la gestion de votre temps