Pré-Graduate Secrétaire assistant en cabinet juridique

Assistance à la direction d'un cabinet juridique 1.S'approprier un environnement d'entreprise Les valeurs et la culture de l'entreprise L'importance du collaboratif L'organigramme de l'équipe : intitulés, rôles, fonctions et missions Enjeux, fonctions et caractéristiques des écrits dans l’entreprise 2.Produire des écrits professionnels Les bonnes pratiques des écrits pro Les normes typographiques Les écrits interactifs : rédiger une lettre, un mail La rédaction d'un rapport Le compte rendu La rédaction d'un compte rendu de kickoff Les écrits informatifs : la note de synthèse Les écrits informatifs : la note de service Les logiques de structuration des écrits professionnels Les différents registres de langue La lecture rapide et efficace La prise de notes manuelle La prise de notes digitale Les stratégies d’amélioration pour le traitement des textes Les règles orthographiques, grammaticales, lexicales et de conjugaison Les stratégies rédactionnelles et argumentatives 3.Rédiger un document juridique La rédaction des documents pour un avocat La rédaction des documents pour un huissier La rédaction des documents pour un magistrat La rédaction des documents pour un Notaire Les éléments d'un document juridique Les bonnes pratiques de la rédaction de documents juridiques 4.Utiliser des documents génériques L'utilisation des documents génériques Les systèmes de gestion de documents en ligne L'optimisation de l'utilisation des documents génériques La mise à jour des éléments génériques 5.Définir les modalités d'utilisation d'un document Les différentes modalités d'utilisation d'un document La rédaction d'un process 6.Référencer un document Le référencement d'un document La mise en place une nomenclature personnalisée 7.Traiter et gérer des mails Introduction à l'importance de gérer des mails Les différents types de mails à rédiger Les bonnes pratiques en rédaction de mail L'importance des tournures de phrases dans une communication Les bonnes techniques de rédaction de mail Les mails formels Les mails informels L'organisation des mails reçus Le traitement des mails reçus 8.Rédiger un contrat de prestation de service Introduction aux contrats de prestation de service Quelles sont les différentes clauses d'un contrat de service ? Comment rédiger un contrat de prestation de service ? Les différentes méthodes d'envoi d'un contrat de prestation de service Présentation de Docusign 9.Editer une Facture Introduction aux factures Les différentes normes à respecter pour une facture Les notions HT et TTC lors des tarifications La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques 10.Identifier les informations à communiquer Introduction: l'importance de la communication par écrit L'identification des informations nécessaires à l'équipe L'anticipation des besoins d'information La création de questionnaires de recueil des besoins d'information Les sources extérieures d'information L'identification des sources autorisées et fiables Les interlocuteurs externes sources d'information Les différents types de ressources et leur codification La terminologie inhérente à chaque type de ressources L'optimisation de l'utilisation des différents types de ressources Les logiques de relation entre les ressources documentaires de même type La synthèse des informations Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment 11.Traiter l'information Le bon traitement de l'information Les méthodologies des traitement de l'information Les outils de gestion des mails L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail L'utilisation de la messagerie Gmail de Google 12.Construire un support de communication Les logiques rédactionnelles de construction d'un support de communication Les logiques visuelles de construction d'un support de communication Les éléments définis par la Direction de la communication : la charte graphique Mettre en place une stratégie pour comprendre quel est le meilleur support de communication 13.Cartographier les acteurs et le circuit de l'information Les acteurs internes du circuit de l'information Les niveaux d'accès à l'information Le circuit de l'information 14.Diffuser l'information La diffusion des informations Les principes directeurs de la communication interne L'environnement informatique de gestion de l'information Les outils de diffusion de l'information Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise L'utilisation des outils de partage de l'information 15.Tracer les informations Introduction au suivi des informations Diffuser de l'information - Interface graphique Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint Le RGPD La qualité Réglementation et déontologie Gestion documentaire et sources d'information Le suivi des documents Le classement Le traitement du courrier Le suivi des mails Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures 16.Conserver les informations Introduction : La conservation des données Le stockage et la sauvegarde de données L'archivage des données pour garder une valeur juridique 17.Accueillir un visiteur L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique L'accueil physique L'importance d'un premier échange Bien recevoir un visiteur Personnaliser l'accueil Chercher à améliorer son accueil client Le champ lexical à utiliser avec un visiteur La compréhension de la demande Les techniques de communication Les techniques de reformulation L'accueil téléphonique Comprendre et répondre en anglais : les fondamentaux La posture professionnelle et éthique La bientraitance Désamorcer une situation conflictuelle Le secret et la discrétion professionnels Les plans d'urgence 18.Transmettre des informations oralement Introduction à l'importance de la prise de parole Comprendre comment et quand parler Parler sans être intimidé 19.Planifier les activités de l'équipe Introduction à la planification des éléments L'ordonnancement des tâches Comment planifier de manière optimale Plannings et outils de planification Construction d'un planning Les méthodes de planification traditionnelles Les méthodes de planification digitales Découverte et utilisation du Calendrier Google Découverte et utilisation du Calendrier Outlook Découverte et utilisation du Calendrier Windows Découverte et utilisation du Calendrier macOS Les points de vigilance de la planification 20.Optimiser et organiser les activités de l'équipe Intro : L'importance de l'optimisation et la gestion du temps La gestion du temps Organiser les journées de ses managers Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle ? Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale ? 21.S'organiser en équipe avec Trello L'application Trello Création du compte Découverte de l'interface Découvrir le contenu d'un projet Les membres Les équipes Les tableaux Les listes Les cartes Les checklists Les utilitaires Les Power-Ups 22.Faire de la veille juridique Introduction : la notion de veille juridique Les outils de veille juridique Présentation de Feedly Les principaux sites d'actualité juridique Les différents flux juridiques officiels Comment faire de la veille juridique Les outils pour une veille juridique efficace 23.Analyser et comprendre le droit Introduction : les notions juridiques Glossaire des différentes notions juridiques Les catégorisation des notions juridiques Suivi des opérations administratives et des ressources humaines 1.Gérer les achats Introduction : l'importance de gérer ses achats Le lexique de la gestion des achats Connaître son portefeuille d'achat Connaître et comprendre les budgétisations Les principales nécessités d'achat en agence de communication Optimiser ses commandes Effectuer un contrôle des achats Contrôler et maîtriser le risque Comprendre les principes de rentabilité comptable Comprendre les principes de rentabilité fiscale 2.Gérer l'administration des ventes Introduction : la gestion de l'administration des ventes Le lexique de la gestion des ventes Rédiger une proposition commerciale Gérer et maîtriser un devis Que contient une facture et comment la créer ? Gérer et maîtriser une facture Assister aux rendez-vous commerciaux Les fondamentaux du droit commercial Qu'est-ce qu'un CRM Apprendre à utiliser un CRM Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes 3.Répondre aux attentes des clients Introduction à l'importance des clients Bien comprendre les demandes d'un client L'organisation de la prospection clientèle La détection, analyse et suivi des appels d'offres La communication avec des acteurs internes, avec les prospects, les clients et les pouvoirs adjudicateurs Accueil, information et conseils Communication pour développer la relation client Comprendre à qui rediriger les différentes demandes spécifiques des clients. Traiter les demandes des clients au téléphone Traiter les demandes des clients par mail Traiter les demandes des clients en présentiel L'écoute active La recherche de solution dans le respect des principes et procédures de l'entreprise La validation de la solution proposée au client Les informations inhérentes à la réclamation à consigner dans la fiche client 4.Construire un tableau de gestion commerciale avec Microsoft Excel Prise en main d'Excel L'interface Mise en forme Copier-Coller Formules Gérer la feuille Graphique Tri Excel Tableaux Tableaux Croisés Dynamiques Outils d'analyse Collaboration 5.Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité La mise en oeuvre des tableaux de bord La construction d'un tableau de bord opérationnel 6.Gérer le volet administratif des collaborateur L'organisation de la fonction RH Les défis de la fonction RH La mise en place et la communication des procédures RH Le lexique des ressources humaines Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ Organisation et suivi des dossiers du personnel Gestion du temps de travail, des absences et des congés Produire des DPAE Produire des Soldes de tout compte Suivre la gestion des DSN et des paies Mettre en place des solutions permettant de suivre les deadlines liées à la médecine du travail Réaliser un document de suivi de mission Organiser les entretiens de fin d'année Favoriser l'expérience collaborateur 7.Gérer l'activité juridique L'activité juridique ciblé sur le droit des sociétés Les assemblées générales ordinaires de sociétés L'assemblée générale extraordinaire Les procès-verbaux des AG Les documents et actes juridiques sous Microsoft Word Les documents et actes juridiques sous Google Docs Les documents et actes juridiques sous Open Office Writer Les options fondamentales pour les traitements de texte L'utilisation de matrices de documents La facturation en cabinet juridique La facturation dans un cabinet d'avocat La facturation en étude d'huissier et en cabinet d'expertise comptable Le suivi de la facturation et le recouvrement La gestion juridique sociale et fiscale de l'entreprise