Optimiser sa méthode de classement des documents papier ou électronique

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Description

  • Typologie

    Formation

  • Lieu

    Paris

  • Durée

    2 Jours

  • Dates de début

    Décembre

Objectifs Acquérir une méthode de classement efficace et accessible à tous Améliorer ou refondre un système existant Savoir archiver utilement et selon les règles

Les sites et dates disponibles

Lieu

Date de début

Paris ((75) Paris)

Date de début

DécembreInscriptions ouvertes

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Les Avis

Le programme

contenu
1. Choisir une méthode de classement adaptée
  • connaître les différentes méthodes de classement
  • comprendre la logique et l'intérêt de chacune
  • analyser les besoins de son service
  • refondre ou améliorer rapidement le système existant
  • assurer une transition efficace entre deux classements
Partage d'expériences : réflexion sur ses besoins en termes de classement

2. Garantir un système clair et accessible à tous
  • établir un plan de classement
  • définir des entrées et des mots clés "parlants" pour tout le monde !
  • mettre en place des chemins d'accès pratiques
  • coordonner classement papier et classement électronique
  • mettre en place le système de classement le plus pertinent
Cas pratique : mettre en place un système de classement efficace

3. Faire vivre son système de classement
  • savoir constituer un dossier structuré et complet
  • titrer, sous-titrer, indexer efficacement l'information pour la retrouver
  • repérer l'information essentielle pour classer vite et bien
  • définir des plans de mise à jour… et s'y tenir !
Cas pratique : constitution et mise à jour de dossiers

4. Archiver selon les règles et avec méthode
  • ce qu'il faut garder
  • ce qu'on peut jeter
  • établir une procédure d'archivage

5. Classer les données électroniques
  • se retrouver dans les différents lieux de stockage
  • bien nommer ses fichiers et bâtir une arborescence claire
  • coordonner efficacement classements papier et électronique
  • optimiser le rangement de sa messagerie
  • découvrir la GED (gestion électronique des documents)
Exercice pratique : optimisation d'un classement constitué d'informations sur supports variés (papier, électronique, etc.)
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