Optimiser sa méthode de classement

Objectifs pédagogiques

• Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage.
• Optimiser la gestion de la documentation.
• Développer une méthode de classement physique et virtuelle, fiable et accessible à tous rapidement.

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, vous aurez acquis une méthode de classement simple, efficace et profitable à tous.

Le classement : un enjeu de première importance

• Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
• Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l’entreprise et/ou le service
• Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
• Faire face à la multiplication des documents et des informations
• Identifier les différentes sources des documents
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement

Sécuriser ses informations et ses documents

• Dissocier classement et rangement
• Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
• Choisir les moyens et outils de classement adaptés
Autodiagnostic : son mode de classement actuel
• Harmoniser classement papier et classement virtuel
• Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
• Gérer l’information à l’aide d’hyperliens, y accéder par mots clés
Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel

Permettre à tous de s'y retrouver

• Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
• Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
• Le présenter, l’argumenter, le faire valider, le diffuser : papier et/ou réseau
• L’actualiser et le faire vivre
Exercice d'application : communication autour de son plan de classement

Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté

• Adopter un archivage efficace
• Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
• Organiser l’espace ou la salle des archives
Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage

Aller plus loin : approcher la GEIDE

• Découvrir ce qu'est la Gestion Électronique de l’Information et des Documents Existants

Plan d'action pesonnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle

Public concerné

• Toute personne amenée à classer et à organiser de la documentation en entreprise
• Toute personne souhaitant optimiser son système de classement

Prérequis

Être amené à effectuer de l’archivage et du classement dans sa pratique professionnelle.

Sessions

Paris

• » 22/03/2016
• » 19/05/2016
• » 5/07/2016
• » 22/09/2016
• » 22/11/2016

Retrouvez les commentaires de nos participants

Cette formation ne parait pas très ''glamour'' mais peut être très utile si on l'applique immédiatement et avec rigueur régulièrement. J'espère que vous aurez la chance d'être formé par Mme Dubost qui est une passionnée! Matthieu B.
ETS G CLAVERIE