Méthode d'Analyse du Besoin et Négociation pour les Achats

ETAPE 1 : ANALYSE DU BESOIN
- Un outil pour la collecte de l’information : la nomenclature

METHODOLOGIE POUR DEFINIR SON BESOIN ET BIEN L’EVALUER
- Nécessité, opportunité, financier, légalité
- Affinage de la définition des besoins : réalité, conformité, précision, rapidité

DES OUTILS D’ANALYSE DES BESOINS
- Les études d’opportunité et de faisabilité
- Les études de faisabilité

LES TABLEAUX DE BORD
- Fonction
- Montage et mise en place
- Les indicateurs

ETAPE 2 : LA NEGOCIATION
CONNAITRE SES MARCHES ET SES FOURNISSEURS
- Matrice et autres instruments classiques d’analyse de portefeuille produits et fournisseurs
- Faire vivre son « fond de commerce » fournisseur
- Recherche et vérifications d’information

PREPARATION ET ORGANISATION

- ANALYSE DE LA SITUATION
- Identifier les quoi, qui, quand, et où de la négociation,
- Etudier la nature de la relation passée, actuelle et désirée)
- Ouvrir un dossier de négociationExaminer les aspects incertains et anticiper les surprises.
- EXAMEN DU LEVIER ET DES CONSEQUENCES
- Évaluer les possibilités, préparer les demandes
- Dresser une liste des concessions possibles
- Identifier les points à annexer à l'arrangement
- Planifier les négociations (sujets, séquences, rôles)
- Anticiper les situations possibles
- Identifier les sources de pression éventuelle
- Préparer les réactions à leurs offres et demandes
- ORGANISATION DES INFORMATIONS ET ETABLISSEMENT DES OBJECTIFS
- Identifier les besoins probables et les contraintes des deux côtés
- Déterminer les terrains d'entente et les zones de conflits éventuels
- Etablir le minimum et le maximum attendus
- Identifier les informations à protéger et celles à divulguer
- En négociant par équipe, déterminer la composition de l'équipe et allouer les tâches.

OUVERTURE ET DIALOGUE

- ÉTABLIR UN CLIMAT FAVORABLE
- Accorder de l'importance aux aménités sociales
- Observer les réactions physiques
- Etablir un ordre du jour
- ÉCHANGER DES IDEES ET DES INFORMATIONS
- Indiquer les intentions
- Observer les réactions physiques
- Tester les hypothèses
- Explorer les intérêts et les besoins personnels
- CHERCHER/DECOUVRIR
- Chercher à découvrir les besoins cachés, s'informer, demander des clarifications
- Cerner les points spécifiques et confirmer la compréhension
- Découvrir ce qu'ils peuvent désirer ou ne pas désirer obtenir
- Toujours bien choisir ses mots
- SIGNAUX
- Utiliser les ressources pour faire comprendre qu'on est souple
- Ecouter et faire.
- Attention à leurs signaux
- Reconnaître, confirmer, étendre et récompenser leurs signaux
- CRITIQUES CONSTRUCTIVES
- Identifier les aspects positifs et négatifs de leurs propositions
- Suggérer des voies de rétention des avantages et de réduction des inconvénients
- Centrer la discussion autour des remèdes et non des plaintes
- CONSTRUIRE EN SE BASANT SUR LES FAITS
- Reconnaître les liens entre les propositions et chercher les synergies
- Dans la mesure du possible, ajouter de la valeur (optimiser les gains)

SURMONTER LES BARRIERES ET LES OBSTACLES

- CONTRER LES TECHNIQUES CONTRE-PRODUCTIVES
- Reconnaître et, Si approprié, exposer ces tactiques
- Examiner l'effet de ces tactiques
- Savoir comment se comporter face aux objections
- Chercher le juste-milieu
- Se rappeler de ses droits

- SORTIR DE L'IMPASSE
- Contrer les refus (non)
- Exprimer son désir de continuer
- Initier un changement (rythme, sujet, individu)

NEGOCIER

- PROPOSER UN ARRANGEMENT
- Faire avancer les négociations par des suggestions et des propositions
- Rappeler les objectifs de la négociation si nécessaire
- Ecouter, poser des questions, clarifier, contrer, etc.
- Chercher l'arrangement convenable aux deux parties
- Trouver des solutions innovatrices qui profitent à tous
- Discuter les limites, développer des propositions de nature à modifier les contraintes, combiner les idées, reformuler les solutions
- Examiner les idées des deux points de vue pour découvrir les aspects négatifs

CLOTURE ET ACCORD

- CLORE
- Utiliser le conditionnel (si...., alors....), avancer les conditions avant les offres, rappeler les intentions de vouloir surmonter les difficultés et répondre aux besoins, échanger les offres, faire 80180 de ce qui est 80/20

- SE METTRE D'ACCORD
- Si nécessaire, échanger la dernière concession contre l'accord, résumer l'accord et rédiger en détail, se mettre d'accord quant à la formulation définitive, ne pas donner l'impression d'avoir gagné ou perdu