Management du système d'information - Documentation professionnelle

objectif - Identifier ses différents types de documents,
- Diagnostiquer l'organisation de son information professionnelle au regard de son processus métier,
- Gérer la circulation des informations professionnelles : la prioriser et l'optimiser,
- Concevoir son plan de classement et retrouver aisément ses documents dans son arborescence électronique,
- Construire un vocabulaire commun à tous. public concerné Tout service ou acteur ayant à gérer et à classer de l'information professionnelle, sur support papier ou électronique. pré-requis Aucun
Programme

• Les fondamentaux de la gestion de l'information professionnelle
  • Les documents et les informations
  • Caractéristiques des documents et des informations

• Méthodologie du diagnostic documentaire

• Prise en main de l'outil de cartographie (Freemind)

• Intersession - Travail individuel
  • Chaque stagiaire formalise par écrit:
    • Son mode de classement des documents
    • Sa fa&ccedilon de nommer les documents électroniques
    • Son mode de recherche

• Diagnostic de l'organisation documentaire
  • Comparer et analyser les méthodes et outils existants
  • Diagnostiquer les moyens humains et/ou les temps dédiés à la gestion de l‘information professionnelle
  • Identifier et mesurer les contraintes existantes

• Cartographier
  • Ses processus métiers et principales activités
  • Sa production de documents et d'information
  • Le vocabulaire clé des personnels (identification des concepts)
  • Les circuits d'informations (entrants, sortants, internes)

• Intersession - Travail individuel
  • Chaque stagiaire travaille sur les concepts clés identifiés et doit fournir une définition, vision ou interprétation… de chaque concept

• Poursuite de la cartographie

• Formalisation des concepts

• Création de l'architecture et des premiers niveaux du plan de classement

• Intersession
  • Poursuite de la construction du plan de classement (niveaux inférieurs)

• Finalisation et validation du plan de classement

• Construction de l'arborescence informatique

• Elaboration de la charte nommage

• Finalisation du glossaire commun