Etre Gestionnaire de copropriété

contenu

A. Cadre juridique de la copropriété (1,5 jour)

1. Le statut de la copropriété

• les textes qui régissent le statut

• les conséquences de la loi ALUR

• copropriété, ensemble immobilier

• les autres statuts : ASL, AFUL, division en volume

2. Lot de copropriété

• éléments constitutifs du lot de copropriété

• parties privatives

• parties communes

Etude de cas : à partir d'un règlement de copropriété, les participants identifient ce qui relève des parties privatives ou des parties communes

3. Règlement de copropriété

• élément fondateur d'une copropriété

• contenu du règlement de copropriété

• portée et impact sur la gestion des copropriétés

4. Acteurs de la copropriété: copropriétaires, syndicat, conseil syndical, syndic et salariés du syndicat

• fonctionnement des différents organes

• rôles et pouvoirs et responsabilités respectifs

• nomination, mandat et missions du syndic : ce qui change avec la loi ALUR

Cas pratique : identifier le cadre juridique des missions de syndic et analyser un mandat de gestion


B. Assemblées générales de copropriété (1 jour)

1. Préparation de son année de gestion

• organiser et anticiper, être proactif

• analyser la copropriété : point comptable, recouvrement, travaux, etc.

• déterminer les besoins des copropriétés en concertation avec les conseils syndicaux

• établir l’ordre du jour et planifier

2. Convoquer l'assemblée générale

• forme, délais et contenu de la convocation

• finaliser l'ordre du jour, ajuster le budget

• déterminer les majorités nécessaires

• rédiger la convocation

• quelques jours avant l'assemblée, préparer son dossier

• anticiper le climat probable de la réunion et les freins potentiels

• préparer une argumentation solide

3. Déroulement de l'assemblée

• feuille de présence, gestion des pouvoirs

• situation du copropriétaire majoritaire

• désignation du bureau

• règles de majorité et vote des décisions

• gestion des arrivées et départs en cours d'assemblée

• rédaction du procès-verbal

• règles de notification et conservation des PV et annexes

• transmettre l'information, planifier l'exécution des décisions

4. Clés pour conduire l'AG

• manager pour ne pas subir

• gérer le temps et les débordements

• gestion des contestations

• hiérarchiser et planifier les différents thèmes à débattre et se fixer des objectifs précis

• conclure l'assemblée

Atelier : effectuer le traitement complet d'une assemblée de copropriété


C. Contentieux de la copropriété (0,5 jour)

1. Contestation d’assemblée ou de résolutions

2. Actions en justice du syndicat ou des tiers

3. Gestion des copropriétés en difficulté : les pouvoirs du juge et de l'administrateur provisoire


D. Gestion technique et travaux (1 jour)

1. Typologie de travaux

• travaux sur parties communes, sur parties privatives

• ce qui est inclus dans le budget ou est hors budget

• travaux d'entretien facultatifs, obligatoires

• travaux d'amélioration

• travaux d'économie d'énergie et de développement durable

• travaux urgents

• travaux réalisés par certains copropriétaires

2. Lancement des travaux

• droits et obligations des copropriétaires

• majorités requises et conditions d'exécution

• financement des travaux

• constitution du fonds de travaux

3. Suivi des travaux

• responsabilités du syndicat et du syndic

• contrôler les travaux

• assurer les travaux

• réception des travaux et décompte

4. Les contrats de maintenance

• contrats obligatoires

• conditions de renouvellement

• suivi d'exécution

Atelier :
- définir le processus conduisant à la réalisation de gros travaux avec maître d'œuvre
- répondre du tac au tac à des copropriétaires sur les conditions d'exécution de diverses demandes d'interventions et travaux


E. Gestion budgétaire de la copropriété (2 jours)

1. La gestion budgétaire telle qu'issue de la loi SRU

• gestion budgétaire telle qu'inscrite dans la loi

• comptes du syndicat et comptes des copropriétaires

• parti pris d'une « vraie » comptabilité

• généralisation de la gestion par provisions/régularisation

• loi ALUR : ajout des « fonds de travaux »

2. L’engagement des dépenses

• dépenses soumises à consultation et mise en concurrence préalable

• contrôle des factures

• autres vérifications à faire

3. Les charges du syndicat et leur répartition

• les charges et les produits hors provisions des copropriétaires

• le principe de la répartition/régularisation immédiate - le cas particulier des travaux

• prise en compte du préalable de l’approbation des comptes généraux

• les trois types de répartition prescrits par la loi

• le cas particulier des répartitions aux consommations

• le cas particulier des imputations privatives

• traitement des factures litigieuses

• dépenses sur indemnité de sinistre

• dépenses liées au recouvrement

4. Autres opérations du syndicat

• achat-vente de parties communes

• indemnités perçues pour les copropriétaires

• procédures judiciaires non courantes

5. Le budget de la copropriété

• objectifs du budget, support de calcul des provisions et outil de décision

• quand et comment le budget doit être préparé et voté ?

• quelles charges et quels produits dans le budget ?

• cas particulier du budget de chauffage

6. Gérer la trésorerie, financer la gestion et les travaux

• avances, réserves et fonds de travaux

• placement du fonds de travaux

• appels pour travaux votés en AG

• "crédits copropriété"

• subventions

• le financement des accidents de la vie de la copropriété : financement d’un emploi exceptionnel ou imprévu, et financement des impayés des copropriétaires

7. Recouvrement des charges de copropriété

• privilèges des syndicats des copropriétaires en matière de recouvrement

• phase précontentieuse : la recherche d'une solution, l'inscription d'hypothèque

• comprendre l'organisation judiciaire et les principales phases de la procédure

• que penser de l'injonction de payer, de la déclaration au greffe ?

• faire exécuter un jugement : les saisies

• récupération des frais de l'action judiciaire

• que faire en cas de surendettement, de redressement ou liquidation, ou de décès du débiteur ?

8. Gestion des mutations de lots

• répondre au questionnaire du notaire et/ou établir l'état daté

• opposition du syndic et « privilège immobilier spécial »

9. Approbation des comptes

• comptes du syndic et comptes de la copropriété

• comprendre et expliquer les états obligatoires

• obligation de justifier que faire en cas de refus d'approbation

Atelier : à partir d'un cas réel
- analyse de la répartition des charges et de l'élaboration du budget
- analyse des états 1 à 5 du décret du 14 mars 2005
- détermination du montant de la réserve de trésorerie et des autres avances nécessaires
- réaliser un planning d'appels pour travaux ¤
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