Les E-mails : Un Véritable Outil de Travail

E-mails et messagerie, une autre façon de communiquer

• Une vertu et une difficulté, la rapidité et l' immédiateté
• Des interlocuteurs très diversifiés auxquels accéder «aisément»
• Une capacité de traitement extrêmement élevée (volumes, multiples aller retour dans un temps court...)
• Utiliser des e-mails ou/et des lettres, fax, voire des appels téléphoniques

Faire vivre sa messagerie

• Se donner des règles de prise en compte et de lecture
• Trier pour lire, traiter et archiver
• Se définir un mode de traitement (lecture, réflexion, réponse immédiate, transfert à d'autres interlocuteurs, simple «accusé de réception»,...)
• Se définir des périodes de traitement pour certaines opérations (par jour, par semaine, par mois)
• Se bâtir des modèles types de réponse
• Définir des modes de classement efficaces ET gérer des «archives utiles»

Savoir écrire ses mails pour les rendre efficaces

• Déterminer la forme et le fond appropriés au(x) destinataire(s)
• Partir de son objectif et le traduire en termes simples
• Savoir les différences entre le mail (un écrit particulier) et l'oral
• Le mail outil de communication écrite POUR être lue
• Réagir et se mettre en relation par écrit
• Précision, clarté, concision, «assertivité»... pour des mails porteurs d'action
  

Des règles pour la communication par e-mails

• Comment réagir sans agresser pour développer la relation
• Écrire aisément et rapidement tout en développant SA pensée
• Un style approprié au lecteur
• Des mots, des tournures de phrase, une orthographe, une syntaxe appropriés
• Un plan, des points de repères, une progression pour ordonner et rendre visible sa pensée
• Les secrets de l’e-mail efficace :
• Une introduction, une conclusion, des formules de politesse
• Un e-mail n'est surtout pas un SMS
  

Méthode pédagogique de cette formation :

• Un entraînement intensif à la rédaction d’ e-mails en émettant directement et émettant à partir de mails reçus.
• Travail sur une charte de communication (interne à l'entreprise du participant) par e-mails