Dématérialisation des documents comptables et administratifs

Dématérialiser : enjeux et champ d'application

• Quelle obligation ? Quelles motivations pour l’entreprise ?
• Les documents concernés
  • transactions d’achats et de ventes : contrats, bons de commande, bons de livraison, factures
  • bulletins de paie
  • déclarations, attestations
  • transactions financières
  • documents numériques liés aux processus comptables
  • contrats

• Respecter les aspects juridiques et fiscaux propres à chaque document dématérialisé
  • dématérialisation des bulletins de paie : loi n°2009-526
  • déclarations fiscales et sociales : obligations de télédéclarations, les règles de la TVA
  • dématérialisation des marchés publics
  • la facture électronique : Directive européenne 2001/115/CE
    • Étude de cas : les mentions à porter sur la facture transmise par voie électronique
• Connaître les règles de la comptabilité informatisée
  • satisfaire aux exigences en matière de preuve (art. 410-4 du PCG)
  • garantir la conservation des données mais également leur reconnaissance
  • optimiser le traitement des documents numériques
  • assurer la permanence du chemin de révision
  • souscrire à l’obligation de présentation fiscale (LPF art. L.47 A)

• La Gestion Électronique des Documents (GED), le workflow
  • les différents types d’échanges par voie électronique
  • authentification et gestion des sécurités
• L’archivage électronique des documents
  • quels sont les moyens possibles ? Numérisation/archivage électronique de documents selon la norme AFNOR NF Z42-013
  • force probante d’un système d’archivage
• Les solutions fonctionnelles d’échange électronique de données
  • la facture électronique signée
  • le scan : pour homogénéiser le support
  • la Lecture Automatique des Documents (LAD) pour homogénéiser les flux
  • l’Échange de Données Informatisées (EDI)
  • la plateforme de dématérialisation
    • Exemples de solutions de dématérialisation : principaux éditeurs et solutions du marché

• Démarche générale en mode "projet"
  • définir les objectifs
  • rédiger le cahier des charges : les points de vigilance
  • intégrer les outils dans le système d’information
  • choisir la solution à mettre en œuvre : quel format ? Quelles ressources ? Quel budget ? Comment déployer ?
• Focus sur la dématérialisation des factures fournisseurs et clients
  • pré-requis : choix d’ordre stratégique, dimension fiscale et juridique, impact en terme d’organisation comptable et contrôle interne
  • définition du périmètre : dématérialisation des factures fournisseurs et/ou des factures clients
  • les points spécifiques de la mise en œuvre
    • Cas pratique