Assistant(e) : mieux gérer son temps et ses priorités

Objectifs pédagogiques

• Dresser un état des lieux de son mode de fonctionnement actuel.
• Effectuer les bons choix organisationnels pour gagner en productivité et en efficacité.
• Poser les bases d'une collaboration efficiente avec son responsable.

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, vous aurez appris comment optimiser votre organisation afin de gagner en temps et en efficacité.

Analyser sa gestion du temps

Autodiagnostic : son rapport au temps

• Connaître ses voleurs de temps

• Estimer la durée d'une tâche

• Observer la répartition de son temps sur une journée

• Identifier ses sources d'inefficacité

• Faire face aux multiples interruptions

Partage d'expériences : les risques d'interruptions liés au métier d'assistant(e)

Exercice d'application : réalisation d'une tâche dans un timing donné malgré les sollicitations

Gérer ses priorités

• Identifier clairement les attentes de son manager et de l'équipe

• Connaître ses tâches à forte valeur ajoutée

• Distinguer urgent et important

• Prévoir et anticiper : choisir un outil de planification
Exercice d'application : choix des critères pour hiérarchiser les priorités, distinguer l'urgent de l'important et savoir intégrer l'imprévu

Optimiser son organisation en choisissant les bons outils

Autodiagnostic : les forces et faiblesses de son organisation en termes de gestion des priorités, de gestion du temps et d'efficacité des outils de classement

• Acquérir les clés pour mettre en place une organisation efficace
• Repenser ses méthodes de classement
• Exploiter efficacement sa messagerie et les outils informatiques à disposition
• Mettre en place les outils utiles pour soi
Exercice d'application : cartographie des outils pouvant être utiles dans le travail d'assistant(e)

Faire concilier son temps et celui de son manager

• Fixer les règles du jeu avec le manager et l'équipe

• Faciliter l'accès à l'information de tous

• Savoir dire non lorsque c'est nécessaire

• Favoriser l'autonomie de l'équipe

Exercice d'application : définition de règles de fonctionnement et d'organisation pour l'équipe

Public concerné

• Secrétaires
• Assistant(e)s

Prérequis

Être assistant-e et désirer monter en compétence dans sa gestion du temps et des priorités.

Sessions

Paris

• » 8 et 9/02/2016
• » 10 et 11/03/2016
• » 13 et 14/06/2016
• » 29 et 30/08/2016
• » 29 et 30/09/2016
• » 17 et 18/10/2016
• » 9 et 10/11/2016
• » 12 et 13/12/2016
• » 2 et 3/02/2017

Lyon

• » 13 et 14/06/2016
• » 12 et 13/12/2016

Retrouvez les commentaires de nos participants

Excellent. Intervenante très compétente et agréable qui crée une bonne ambiance dans le groupe. Une large palette de solutions est proposée. Bon équilibre entre théorie et exercices pratiques. Très constructif et positif ! Marion L.
WENDEL C'est une formation qui nous apporte surprise pour un savoir faire qui va nous apporter assistance et mettre en place les outils de cette formation. Francoise C.
ASPIM C'est une formation très pratique avec des cas concrets et des outils. Je vais pouvoir mettre en application dans mon entreprise. Cela necessitera de "prendre un peu de temps" pour mieux en gagner ensuite… Isabelle T.
NEXTER SYSTEMS Cette formation m'a permis de réfléchir à mon mode de fonctionnement. Il y avait des choses que je faisais déjà mais pas systématiquement et pas suffisament à fond. Maintenant c'est plus claire et rationnel. On nous donne tellement de conseils / méthodes pendant la formation, qu'on en trouve forcément plusieurs qui nous conviennent et qu'on appliquera aussitôt ou après une première phase de changements. Evelyne A.
CELGENE SARL J'ai été convaincue du bien fondé de cette formation. Valerie R.
SELARL FHB