Assistant(e) Gestion de Projet

objectif - Comprendre les besoins du chef de projet et de l'équipe projet.
- Maîtriser les outils de structuration et de pilotage de projet.
- Adopter les comportements adéquats en mode projet. public concerné Toute assistante souhaitant acquérir les bonnes pratiques d’organisation et de communication d’un(e) assistant(e) projet, comprendre les composantes et contraintes d'un projet afin d'assister avec efficacité un Chef de Projet. pré-requis Avoir évolué dans un poste d’assistante.
Programme
CONNAITRE LES ASPECTS FONDAMENTAUX D'UN PROJET

• Qu'est-ce qu'un projet ?
  • Ce qu'est et n'est pas un projet.
  • Les objectifs et contraintes d'un projet

• Acquérir le vocabulaire clé du projet :
  • objectifs, phases et outils associés

• L'assistant et les différents acteurs du projet

• Travailler efficacement avec le chef de projet

• Le positionnement du chef de projet : technicien et/ou manager ?

• Les styles de management du chef de projet

• Les différentes formes de positionnement de l'assistant, ses limites d'intervention

PREPARER LE PROJET

• Le cahier des charges du projet

• Maîtriser les outils clés :
  • L’organigramme des tâches du projet ;
  • Le budget prévisionnel ;
  • Le planning avec le diagramme d'enclenchement des tâches (PERT) et le GANTT.

• Préparer la réunion de lancement.

• Contribuer aux échanges dans le projet.

AIDER AU PILOTAGE DU PROJET

• Surveiller l'avancement physique

• Tenir les délais

• Gérer les ressources

• Maîtriser les coûts

COMMUNIQUER AVEC LES ACTEURS DU PROJET

• L'organisation, l'animation, la synthèse des réunions d'avancement : rôle de l'assistant

• Comprendre et participer à la mise en place d'une bonne dynamique d'équipe
  • Connaître les étapes de formation d'une équipe
  • Identifier les leviers d'action

• Quelques clés de communication et de négociation :
  • Adopter un comportement assertif : savoir s'affirmer et dire "non" quand c'est nécessaire
  • Gestion des conflits, du stress

MAITRISER L'INFORMATION PROJET

• La gestion des documents et le plan de classement

• La maîtrise des modifications

• Le tableau de bord : éléments clés

CLORE LE PROJET ET FACILITER LA CAPITALISATION

• La clôture sous l'angle projet, client(s) et fournisseur(s).

• Partager l'expérience

• L'archivage global du projet

BATIR SON PLAN D'ACTIONS PERSONNEL

• Se positionner en tant qu'assistant :
  • Connaître ses responsabilités dans les activités clés
  • Être efficace en tant qu'acteur transversal

• Bien se connaitre pour réussir : Cerner ses points forts et repérer ses points de progrès

• Gestion du temps et principes d'organisation