Assistant(e) : gérer son temps efficacement

Donner du sens au temps

• Faire un autodiagnostic et un bilan de sa gestion du temps.
• Repérer ses pertes de temps et déterminer les améliorations possibles.
• Identifier ses habitudes et celles de son manager ou de l’équipe en matière de gestion du temps.
• Organiser son espace pour gérer son temps.

Se fixer des priorités et se concentrer sur l’essentiel

• Identifier les éléments voleurs de temps : sources extérieures ou personnelles, fausses priorités, gestion des tâches ou dossiers ennuyeux.
• Définir et hiérarchiser ses priorités (urgent / important / à suivre).
• Éliminer l’inutile.
• Répartir les tâches, les regrouper par genre et organiser son temps.
• Intégrer et gérer les interruptions, l’imprévu, les obstacles personnels.
• Gérer le temps de travail lorsque l'on est assistant(e) de plusieurs managers ou collaborateurs.
• Tout organiser grâce aux outils informatiques (Outlook).
• Utiliser des outils et méthodes « gain de temps » efficaces (check-list, planning…).
• Alerter en cas de débordement.

S’affirmer pour gérer les multiples demandes

• S’informer pour anticiper.
• Planifier pour mieux gérer.
• Éviter la dispersion.
• Gagner en efficacité sans tomber dans la suractivité.