Assistant(e) Débutant(e) (cycle certifiant*)

Module 1 : Comprendre son rôle et s’inscrire dans une dynamique de réussite (2 jours)

Les nouveaux enjeux et l’évolution de la fonction

La diversité des attentes des managers
Les domaines de compétences exigées
Les compétences à renforcer

Poser les bases d'une collaboration efficace

Etre au clair sur ses missions,
Savoir travailler dans un contexte multi-tâches, multi-interlocuteurs
Formaliser les règles de fonctionnement en commun

Optimiser son temps et son organisation

Intégrer les lois de la gestion du temps
Identifier les vraies priorités
Gérer les imprévus au quotidien
Mettre en place des outils gain de temps
Planifier son activité grâce à l’agenda et la liste des tâches électroniques

Module 2 : Savoir prendre des notes vite et bien et savoir les exploiter (2 jours)

Les clés d’une prise de note efficace

Noter l’essentiel
Utiliser des procédés d’écriture synthétique
Avoir des supports de prise de note adaptés

S’entraîner à une prise de note efficace

Au téléphone, en face à face, dans une réunion simple
Contrôler la capacité à se relire
Savoir présenter un compte-rendu de décisions prises en réunion

Module 3 : Développer une communication professionnelle (2 jours)

Maîtriser les composantes d’une communication efficace

S’approprier les bases essentielles : le verbal, le non-verbal
Savoir écouter, reformuler, questionner
Déjouer les pièges : les filtres, l’interprétation

Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique

Donner une bonne impression
Maîtriser les étapes d’un entretien téléphonique ou physique
Savoir filtrer, faire patienter, amener une réponse délicate
S’appuyer sur des formulations positives

Module 4 : Classer vite et bien au quotidien (2 jours)

Poser les bases d’un classement efficace

Identifier les objectifs d’un classement performant
Viser la cohérence papier/électronique
Assurer mise à jour et épuration rigoureuse : savoir quoi garder et quoi jeter

Simplifier l’organisation du classement

Choisir une méthode simple et évolutive
Informatiser son plan de classement
Le mettre en réseau et le faire vivre
Connaître les notions de base de l’archivage

Optimiser l’utilisation de sa messagerie

Bien organiser sa messagerie
Connaître les fonctionnalités gain de temps
Gérer le flux et retrouver facilement l’information utile

Module 5 : Rédiger des courriers et des mails efficaces (2 jours)

Clarifier l'enjeu de l'écrit

Formuler un objectif précis
Rédiger un objet explicite

Etre lisible et rigoureux

Adopter des phrases courtes
Eliminer lourdeurs et mots bavards
Choisir le mot juste
Avoir une relecture rigoureuse

Evaluer et renforcer ses compétences en orthographe

Faire son autodiagnostic
Déjouer les principaux pièges de la langue française

Compléter la formation avec les modules e-learning inclus :

- assistante : comment auditer la gestion de votre temps
- assistante : comment optimiser la gestion de votre temps