Secrétaire Médicale

> LE PÔLE COMMUNICATION

• Accueillir les patients en direct ou au téléphone

Assurer l’accueil physique et gérer l’attente. Répondre aux questions.Assurer la permanence téléphonique, renseigner l’interlocuteur, prendre les renseignements, orienter les appels, filtrer les appels pour le médecin, transmettre les demandes.

• Assurer la saisie du courrier, des comptes rendus de consultation

Saisir le courrier et les comptes rendus à partir de consignes orales ou d’un dictaphone et à l’aide d’un logiciel de traitement de texte.

• Produire des documents

À l’aide des outils bureautiques, produire tout document de communication, note, rapport, compte rendu.

• Assurer une assistance aux patients

Renseigner et apporter une aide aux patients sur les démarches administratives.

• Rendre compte au médecin

Transmettre au médecin les informations pertinentes : demandes particulières, réclamations, changement de planning, dysfonctionnements…

> PÔLE ORGANISATION

• Gérer le courrier des médecins

Ouvrir, trier, diffuser et traiter le courrier postal et électronique, en respectant la confidentialité.

• Fixer les rendez-vous des patients et gérer le planning du médecin

En utilisant un agenda papier ou électronique, fixer les rendez-vous et gérer le planning en respectant les consignes, les contraintes et les priorités.

• Gérer les flux des patients

Gérer la salle d’attente.

• Organiser les déplacements

Assurer l’organisation des voyages et déplacements à l’aide d’internet.

• Gérer les appels ou les situations d’urgence

Appliquer les procédures prévues en cas d’urgence, d’absence du praticien, etc.

• Organiser le travail

Gérer les priorités. Adapter les moyens.

> PÔLE GESTION

• Gérer les dossiers médicaux

Utiliser un logiciel spécialisé pour ouvrir une fiche, saisir les informations, exploiter la partie administrative, classer, archiver.

• Connaître les dossiers des patients pour mieux les renseigner

Il s’agit d’être capable de juger de l’importance d’une pathologie, de l’urgence d’un rendez-vous.

• Utiliser les formulaires administratifs

Aider le patient à remplir les formulaires tels que demande d’entente préalable, protocole d’examen spécial, prescription médicale de transport…

• Gérer les règlements

Encaisser les divers moyens de paiement. Gérer les règlements par « Carte vitale » et la télétransmission.

• Gérer les relations avec les partenaires

Gérer les relations avec les diverses institutions et notamment les caisses complémentaires. Faciliter pour les patients les procédures de prise en charge et de remboursement.

• Participer à la gestion comptable du cabinet

Comptabiliser les règlements, procéder aux remises en banque. Saisir des écritures comptables, éditer des états.

• Gérer les ressources et les stocks

Gérer les locaux et les stocks de fournitures conventionnelles et spécifiques (matériels, médicaments…). Passer les commandes nécessaires.