Optimiser le classement de ses documents papier et numériques

Le document

• Qu’est-ce qu’un document ? Les aspects qui le caractérisent et qui peuvent influer la façon dont il sera traité
• Vie et mort d’un document : classer, archiver, jeter
• L’organisation et la circulation de l’information dans l’entreprise : un élément indissociable des choix de classement
  • Réflexion en commun à partir des expériences des participants

• Pour qui ? Classement personnel, par service ou collectif
• Comment ? Classement fonctionnel, structurel, thématique
• Par qui et avec qui ? L' organisation à mettre en place pour définir un plan de classement
• Qui fait quoi ? Le rôle de chacun dans la mise en place et la pérennisation du plan de classement
  • Exemple de création d’un plan de classement collectif

• Règles et logique à respecter en lien avec le fonctionnement de l'entreprise
  • type de document, fonction, version...
  • comment dater un document ?
• Nommage des documents papier : à quel endroit et sur quel support ?
• Questions liées à la numérisation
  • les techniques : automatiques ou manuelles
  • qualité de la numérisation et volume des documents
  • les questions juridiques : preuve, droits d’auteur, e-discovery et vie privée…
• Nommage des documents numériques
  • les contraintes techniques liées aux systèmes d'exploitation
  • les règles logiques
• Cas particulier des mails
  • Exercices de nommage à partir de documents fournis

• L'archivage des documents papiers
  • quels contenants ? Dossiers, tiroirs, boîtes...
• Les outils de bureautique pour garder la trace des documents archivés et classés
  • base de données simple avec Excel
  • base de données complexe avec Access
  • les logiciels professionnels : la Gestion Électronique des Documents (GED)
• Les logiciels libres
  • imprimeur d’arborescence
  • renommage de fichiers
  • synchronisation de fichiers
• L'archivage à distance
• Les règles de sécurité
  • Exemples d’utilisation des outils

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