Conduire et animer une réunion

1- Optimiser la préparation de la réunion
• Définir l’objectif à atteindre
• Déterminer le plan de réunion
• Etablir l’ordre du jour
• Anticiper les éléments matériels liés à l’organisation
• Créer les supports en s’appuyant sur les outils (paperboard, vidéoprojecteur…)

2- Animer efficacement la réunion
• Ouvrir la réunion en captant l’intérêt de son auditoire
• Réaliser un tour de table
• Cadrer la réunion et rappeler les objectifs
• Suivre l’ordre du jour
• Créer du dynamisme en faisant réagir les participants
• Organiser et favoriser les débats avec des outils adaptés (brainstorming, carte heuristique
• Répondre à ses interlocuteurs en favorisant l’écoute active
• Gérer les situations difficiles, les freins et les objections des collaborateurs
• Respecter le timing de la réunion

3- Conclure la réunion
• Effectuer le relevé des décisions
• Bâtir le plan d’actions
• Remercier les participants et obtenir leurs engagements
• Rédiger le compte rendu de la réunion