Comment s'Organiser pour Gagner du Temps avec Outlook

1 - Définir son mode d'organisation

• Définir ses rôles professionnels.
• Traduire ses rôles professionnels en objectifs et activités.
• Mettre en place une organisation cohérente.

2 - Maîtriser les fonctions avancées d'Outlook

• Personnaliser son environnement de travail.
• Hiérarchiser et classer les éléments Outlook.
• Organiser ses dossiers personnels.
• Filtrer et classer automatiquement : les règles.
• Utiliser l'agenda pour planifier ses activités ponctuelles ou périodiques.
• Organiser des réunions : l'agenda de groupe.
• Gérer ses contacts et ses listes de distribution.
• Suivre ses tâches et gérer leurs priorités.
• Définir des échéances et mettre en place des rappels.
• Attacher un mail à un rendez-vous, à une tâche.

3 - Adapter Outlook à son organisation

• Hiérarchiser ses rôles professionnels : définir une clé commune pour organiser ses dossiers, ses rendez-vous, ses tâches.
• Mettre au point des règles pour traiter un volume important de mails.
• Bien gérer son temps dans Outlook :
  • estimer le temps nécessaire à une activité et la planifier ;
  • bloquer du temps en fonction de ses rythmes et de ceux de son entreprise ;
  • valoriser le temps de préparation ;
  • affecter un ordre de priorité à vos tâches...