Achat de Voyages et Déplacements d'Affaires-Optimisez vos Frais Professionels

Objectifs :
> Détecter les surcoûts de votre gestion des frais professionnels.
> Définir une politique de gestion des frais professionnels la mieux adaptée à vos besoins et contraintes.
> Réaliser des économies substantielles en établissant une politique voyages.
> Négocier vos tarifs de billeterie.
> Savoir jusqu'où externaliser les services et la gestion de vos voyages.
> Sélectionner vos fournisseurs sur des critères pertinents et suivre les prestations.
> Piloter votre rentabilité grâce à des indicateurs et des tableaux de bord.

METHODES PEDAGOGIQUES
- La pédagogie sera résolument centrée sur l'action et la participation des stagiaires. Se succéderont :
- Analogies et découvertes. Présentations d'expériences.
- Exposés théoriques. Questionnement de groupe.
- Etudes de cas soumis par les stagiaires. Travaux de synthèse.
- Questionnaire préalable remis à chaque participant pour préciser ses attentes et son contexte professionnel.
- Remise d'un support pédagogique.


LES ACHATS DE FRAIS GENERAUX
> Les leviers de réduction des coûts des achats généraux.
> La notion de coûts "cachés".
> Eléments à inclure dans le calcul du coût réel de vos frais professionnels.
> Identifier les principaux facteurs de surcoût et de risques.
> Sur quels paramètres agir pour maîtriser les charges les plus importantes.

DEFINIR UNE POLITIQUE DE GESTION DES FRAIS PROFESSIONNELS GENERATRICE DE NOUVELLES ECONOMIES
> Choix du mode de paiement et de remboursement des frais professionnels.
> Choix du mode de transmission des notes de frais (EDI ou manuel).
> Choix de la fréquence de remboursement et de paiement.
> Choix d'une politique voyages.
> Comment responsabiliser les utilisateurs ?

REDIGER UNE POLITIQUE VOYAGES : UN ACTE POLITIQUE, UN OBJECTIF ECONOMIQUE ET D'ECONOMIES UN MODE DE GESTION DES FRAIS PROFESSIONNELS : LA CARTE "AFFAIRE", "BUSINESS" OU "CORPORATE"
> Un mode de paiement et de traçabilité des frais professionnels, élément d'une politique globale.
> Quel cahier des charges de mise en oeuvre, pour quel type de population ?
> Quel type de carte choisir ? Panorama du marché.
> Notion de débit différé et de solidarité conjointe collaborateur/employeur.

2eme jour :
LA CARTE AFFAIRE COMME SUPPORT DE NEGOCIATION ET D'OPTIMISATION DES FRAIS PROFESSIONNELS HORS BILLETERIE
> Organiser la traçabilité des dépenses, de leur nature, et des fournisseurs associés : construire ses propres tableaux de bord et repérer rapidement les leviers d'économies ou encore les "challengers" de vos fournisseurs habituels.

EVALUER L'INTERET DE L'EXTERNALISATION DE LA GESTION DE VOS FRAIS PROFESSIONNELS
> Que peut-on externaliser dans la gestion des fais professionnels ?
> Déterminer précisément vos besoins et vos indicateurs afin de décider quelles prestations externaliser.

BIEN CHOISIR SON PRESTATAIRE AGENT DE VOYAGE
> Réaliser le cahier des charges.
> L' engagement du prestataire de voyages sur un objectif d'économies : les avantages et les inconvénients, les pièges à éviter.
> Cartactéristiques, risques et opportunités des différents types de sous-traitance : inplant, outplant, agence internet, suivi de gestion.

SUR QUELS CRITERES SELECTIONNER VOS TRANSPORTEURS ?
> Compagnie régulière nationale ou étrangère, low costs, transports ferroviaires, quels critères retenir pour choisir le type de transporteur qui correspond à votre politique ?
> Panorama des différents types de prestataires du marché : forces et faiblesses.
> Comment mettre en place un cahier des charges pour votre appel d'offres.

QUELLES ECONOMIES ESCOMPTER EN RENEGOCIANT VOS CONTRATS TRANSPORTEURS ?
> Quels types de remise peut
-on attendre ? Panorama des possibilités offertes.

LES OUTILS POUR PILOTER VOTRE BUDGET VOYAGES
> Quels indicateurs sélectionner pour suivre votre activité et mesurer l'efficacité de votre gestion.
> Définir et justifier votre politique voyages grâce à votre Tableau de Bord.