Graduate Office manager
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Il vous aidera à comparer différents cours et à trouver la solution la plus abordable.
Description
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Typologie
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L’Office manager, un “super assistant” polyvalent au service de l’entreprise ! Peu connu en France il y a encore quelques années, le métier d'Office Manager a aujourd'hui une place reconnue dans les entreprises. Métier plein d’avenir, la fonction ne cesse de se développer et tous les secteurs sont concernés. Son rôle principal : assister le dirigeant de l’entreprise dans ses diverses missions. L’Office Manager se situe ainsi entre la fonction Assistant(e) de direction de haut niveau et celle d’un(e) responsable administratif/ve. Cette formation vous permet d'acquérir ou de renforcer les compétences du métier.
À propos de cette formation
Vous serez capable de: Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions. Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information. Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques.
Pour entrer en formation, le candidat doit : En formation continue : Être âgé(e) de 16 ans révolus à la date d’entrée en formation. En alternance : Avoir validé un Diplôme ou un Titre de niveau 3 (CAP, BEP) OU Etre âgé de 16 à 30 ans ET avoir le diplôme national du brevet (DNB) ou le certificat de formation générale (CFG).
Obtenez le Titre Professionnel “Assistant de direction” niveau 5, enregistré au RNCP par arrêté du 08/02/2019 publié au Journal Officiel du 14/02/2019. Obtenez le diplôme Office Manager délivré par Studi en partenariat avec Comptalia.
Les Avis
Les exploits du centre
Toutes les formations sont actualisées
L'évaluation moyenne est supérieure à 3,7
Plus de 50 opinions au cours des 12 derniers mois
Ce centre est avec Emagister depuis 2 ans.
Les matières
- Mise en page
- Gestion
- Excel
- Manager
- Excel 2007
- Office 2007
- Word 2007
Le programme
Les fondamentaux du secrétariat
1. Comprendre le rôle d'interface de l'Office Manager
La synergie avec le manager
Coordination des services
2. Maîtriser les outils de bureautique : Word - Niveau 1 Basique
Environnement et méthodes
Mise en forme et mise en page
Outils d'édition
Objets graphiques et tableaux
3. Maîtriser les outils de bureautique : Word - Niveau 2 Opérationnel
Environnement et méthodes
Mise en forme et mise en page
Outils d'édition
Objets graphiques et tableaux
4. Maîtriser les outils de bureautique : Word - Niveau 3 Avancé
Environnement et méthodes
Mise en forme et mise en page
Outils d'édition
Objets graphiques et tableaux
5. Maîtriser les outils de bureautique : Excel - Niveau 1 basique
Prise en main d'Excel
L'interface
Mise en forme
Copier-Coller
Formules
Gérer la feuille
Graphique
Tri Excel
Impression
6. Maîtriser les outils de bureautique : Excel - Niveau 2 Opérationnel
L'interface
Mise en forme
Sélections des données
Collage Spécial
Formules
Révisions de fonctions simples
Fonctions logiques
Tableaux
Tableaux Croisés Dynamiques
Graphiques
Recherches, Filtres, Tri
Outils d'analyse
Collaboration
7. Maîtriser les outils de bureautique : Excel - Niveau 3 Avancé
Recherches et filtres
Valider les données
Fonctions de date
Création du TCD
Mise en forme du TCD
Tris et filtres TCD
Les Graphiques et TCD
Le modèle de données
Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions
1. Manager le quotidien de la direction
La gestion du temps
Organiser les journées de ses managers
Appréhender la notion de planification
Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle
Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale
La coordination des activités des membres de l'entité
Les différentes typologies de réunions
La planification des réunions
L'organisation des réunions
L'organisation d'un déplacement dans l'hexagone
L'organisation d'un déplacement à l'étranger
L'optimisation de la gestion des stocks
Les frais professionnels
2. Analyser et créer des outils de pilotage
Gestion budgétaire
Les indicateurs de pilotage
Analyse et outils de pilotage performance
Elaboration des tableaux de bord
L'actualisation des tableaux de bord
La construction d'un tableau de bord opérationnel
Le reporting des résultats et des activités
3. Perfectionner la gestion logique des informations
Gestion des documents de l'entité
Identification, formalisation et caractérisation des processus
L'amélioration des processus
Identification d'un problème ou d'un besoin et établissement d'un diagnostic
Proposition de solutions
Formalisation et diffusion des procédures
La promotion de la qualité dans ses pratiques professionnelles
Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information
1. Garantir une bonne gestion de l'information
L'identification des informations nécessaires à l'équipe
Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment
Rassembler des informations sur tous supports
Elaborer un questionnaire d'enquête
Dépouiller un questionnaire d'enquête
Construire un corpus de documents sur un thème donné
Sélection des documents, des informations et leur classement et documentation sur un thème imposé
Synthétiser les éléments essentiels d'un document
Analyse du sujet, recherche et classement des idées et recherche du plan
Rédaction de l'introduction, du développement et de la conclusion
Rédiger la synthèse
Les outils de diffusion de l'information
Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
L'utilisation des outils de partage de l'information
L'anticipation des besoins d'information
La conduite d'une veille informationnelle
Contribution à la qualité et à la sécurité du système d'information
2. Transmettre un écrit professionnel
La modélisation des documents et interface homme-machine
Respecter la charte imposée par la direction générale
Les différentes formes de communication et leurs spécificités
Les bonnes pratiques des écrits pro
La recherche d'idées
La communication écrite opérationnelle
La communication écrite interne en entreprise
La communication écrite externe en entreprise
Les normes typographiques
Les écrits interactifs : rédiger une lettre
Les écrits interactifs : rédiger un mail
La rédaction d'un rapport
La diffusion des informations
La rédaction d'un compte rendu de kickoff
La rédaction d'un compte rendu de réunion
La note de service
La note d'information
La note de synthèse
La prise de notes manuelle
La prise de notes digitale
Progresser en langue étrangère
Taking notes and passing on a message
Writing professional documents
The company's image
3. Participer à la cohésion orale dans l'entreprise
La communication orale interpersonnelle
La communication d'entreprise: les fondamentaux
La communication orale en entreprise
La communication interne et externe
La déperdition du message
La posture du Graduate Office Manager
Les principes directeurs de la communication interne
L'accueil physique d'un visiteur
L'accueil téléphonique d'un visiteur
L'agressivité et les conflits
Les fondamentaux de la prise de parole en public
Un pitch impactant
In a job interview
Welcoming foreign visitors
Talking on the phone
Leading meetings
Organizing an online meeting
Navigating the working world
Negotiating a business deal
Interacting in a multicultural environment
Organizing a business trip
Planning a team event
4. Administrer le classement et l'archivage
Introduction au suivi des informations
Gestion documentaire et sources d'information
Le suivi des documents
Le classement
Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures
La GED et la SAE
Introduction : la conservation des données
Le stockage et la sauvegarde de données
L'archivage des données pour garder une valeur juridique
5. Assurer une veille technologique et informationnelle pour accompagner le changement
Le concept de veille et sa méthodologie
Le panorama des outils de veille
Les différents types de veille
La veille fournisseurs
La veille commerciale
Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques
1. Structurer et assister un projet
Les caractéristiques d'un projet
Piloter un projet
La communication de projet
Les acteurs du projet
L'évaluation et la maîtrise des risques et des contraintes
La rédaction d'un cahier des charges
La construction du planning
La budgétisation et le calendrier des actions
La gestion des documents du projet
Les outils collaboratifs du projet
Les outils de mesure de l'efficacité
Les outils de gestion de projet
2. Planifier un projet avec GanttProject
Comment et pourquoi se former à Gantt Project?
Lancement de Gantt Project
Cadrer le projet : les paramètres généraux
Cadrer le projet : personnaliser le calendrier
La construction du plan de projet
Structurer les phases
Les dépendances : création du réseau
Les dépendances : améliorer le réseau
Se déplacer
Modifier les affichages
Le chemin critique
Les références
Créer les ressources
Affecter les ressources
Saisie du réalisé
Gérer les dérives
Imprimer et exporter
3. Coordonner l'événementiel en entreprise
L'organisation d'un évènement
L'événementiel et les prestataires
Trouver un ou plusieurs prestataires pour répondre à un besoin évènementiel
L'organisation d'une action évènementielle
Le hors média : Événementiel, foires et salons
Communiquer en interne et en externe sur l'évènement
La création d'un plan d'action projet
La mise en place d'une action évènementielle avant l'évènement
La mise en place d'une action événementielle pendant l'évènement
La mise en place d'une action évènementielle après l'événement
4. Déployer une communication à l'interne et à l'externe
Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
La prise de parole sur les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux d'entreprise
Les réseaux sociaux et l'e-réputation
Les réseaux sociaux
Les médias : caractéristiques des NTIC
L'utilisation des newsletters
La création d'un formulaire d'inscription à une newsletter
Les règles de mise en page
La gestion des couleurs
Le flyer et le dépliant
Les spécificités des documents web et mobiles
5. Maîtriser les fondamentaux de PAO pour créer des supports de communication
La composition d'un visuel
Les règles de mise en page
La gestion des couleurs
Les notions de mise en page print
Le flyer et le dépliant
Les spécificités des documents web et mobiles
Les exports multimédias
6. Collaborer à la tenue des ressources humaines
Valoriser la marque employeur
De la GEPP à la performance de l'entreprise
Définir son besoin d'emploi et identifier les moyens de recrutement
Les outils de recrutement à l'externe
Le processus de recrutement
La GPEC
Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs
Accompagner la mobilité des collaborateurs
Appui aux évolutions administratives du contrat de travail
Participer à l'analyse des conditions de travail
Participer à la prévention des situations à risques
Contribuer à l'aménagement des postes et des espaces de travail
Les espaces de travail physiques
Les espaces de travail à distance
Le suivi des congés et des absences
La gestion et la diffusion des informations sociales
La préparation des éléments de paie
La découverte d'un logiciel de paie
Accompagner les actions liées à l'égalité, la diversité et au vivre ensemble au travail
Les Softskills de l'Office Manager
1. Adapter sa conduite aux contextes professionnels
Les compétences comportementales ou softskills
L'intelligence émotionnelle
L'écoute active
L'adaptation en situation professionnelle
2. Anticiper et être alerte au quotidien
L'agilité en entreprise
La prise d'initiative et la proactivité dans le respect des missions
Négocier avec sa direction
Des présentations de résultats impactantes
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Graduate Office manager