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Gérer les documents numériques : maîtriser les risques - Le CNAM

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Typologie Formation
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Description

Envoyer un courriel, faire un achat sur Internet, copier des images, ces activités ont changé notre quotidien par nos gestes, nos façon de communiquer, et finalement notre rapport aux documents.

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Foire aux questions

· Prérequis

Ce Mooc s’adresse aux documentalistes, archivistes, records managers, qualiticiens, gestionnaires de bases de données, aux professionnels, cadres et étudiants intéressés par les projets de gestion documentaire ainsi qu'à toutes celles et ceux qui cherchent à mieux appréhender la gestion des documents sous l’angle de la gouvernance, des standards internationaux, du cadre juridique des outils ou de l’amélioration de la performance.

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Qu'apprend-on avec cette formation ?

Gouvernance
Risques
Projet
Outils
Efficacité

Programme

Plan du cours

Ce Mooc est organisé selon 6 thématiques correspondant à un plan de travail du mode projet. Chaque semaine fait l’objet d’une introduction par l’enseignant de référence.

Semaine 1 - Introduction et fondamentaux

  • Concepts clés du records management – gestion des documents d’activité
  • Caractéristiques des documents d’activité numériques
  • Cycle de vie
  • Données personnelles et gestion du cycle de vie (2 séquences)
  • Contraintes juridiques
  • Conserver ou non les documents d’activité numériques

Semaine 2 - La gouvernance

  • Gouvernance : stratégie, organisation (première partie)
  • Réversibilité des données et documents d’activité
  • Gestion des documents d’activité à valeur probante
  • Système de gestion des documents d’activité (SGDA) selon la norme ISO 30301
  • Comment convaincre ? du dirigeant à l’assistant

Semaine 3 - Évaluation des risques et lancement d’un projet

  • Analyse des risques
  • Analyse des processus
  • Projet gestion des documents d’activité (GDA)
  • Document control
  • Élaborer un plan d’action

Semaine 4 - Gestion des ressources et des outils

  • Professionnels et métiers
  • Logiciels et gestion des documents d’activité
  • Formats et garantie de pérennité
  • Normes dans le domaine du records management / gestion des documents d’activité
  • ISO 9001 et gestion des documents d’activité

Semaine 5 - Maîtrise et efficacité

  • Métadonnées
  • Classification
  • Outils de travail collaboratif
  • Gestion électronique de documents (GED)
  • Système d’archivage électronique (SAE) et la certification

Semaine 6 - Évaluation de la performance

  • Investigation électronique – e-discovery
  • Travailler avec des prestataires – les enjeux de l’externalisation
  • Audit de certification d’un système de gestion des documents d’activité (SGDA) selon l’ISO 30301
  • Gouvernance, les exigences de l’ISO 30301 (seconde partie)
  • Conclusion du Mooc