Gagnez du temps sur OOo Writer !

Bonjour à tous !

Ce tutoriel s'adresse aux personnes qui veulent s'attaquer à OpenOffice, mais aussi à celles qui sont déjà habituées. Je ne vais pas revenir sur les bases du traitement de texte. Tout ce que je vais dire ici sont des trucs que j'ai glanés avec le temps, et qui permettent de mettre en page de longs documents (comme des thèses ou des rapports) facilement et sans prise de tête.

Je commencerai en expliquant rapidement comment obtenir OpenOffice.org, puis je donnerai une étendue de ce qu'il est possible de faire avec les styles. Finalement, je donnerai quelques autres petits trucs qui permettent de gagner du temps sur de longs documents.

Vous aurez peut-être une version de Writer légèrement différente de la mienne. Je tourne sous Linux. Mais ça ne devrait pas faire énormément de différence de toutes façons ! Il n'y a que sur les images que ça coincera peut-être un peu !

Si vous en avez assez de payer pour taper vos textes, de mettre à jour vos logiciels de bureau régulièrement sous peine de ne jamais pouvoir ouvrir les ".docx" envoyés par vos collègues, alors vous serez tenté d'essayer OpenOffice.org.

Changer de logiciel fait toujours un peu peur, au début. Et vous perdrez du temps, le temps de vous habituer. Mais au final, OpenOffice.org marche tout aussi bien que Microsoft Office, et c'est gratuit ! :p

Tout d'abord, qu'est-ce-que c'est qu'OpenOffice?

Tout d'arbord, son vrai nom, c'est OpenOffice.org, ou OOo pour les intimes. (C'est important, ça fait gagner du temps pour les recherches Google ! :-° )

Ensuite, OOo, c'est une alternative Open Source aux logiciels de bureau payants, tels que Microsoft Office.

C'est quoi "Open Source" ?

C'est une excellente question, quoiqu'un peu compliquée pour ce tutorial. Si vous voulez une bonne explication, je vous conseille d'aller voir Wikipedia. Le principal, dans notre cas, c'est que c'est gratuit, et mis à jour régulièrement par tout un tas de gens qui s'y connaissent bien mieux en programmation que vous et moi.

Si vous avez d'autres questions, vous pouvez aller voir sur leur site (ou sur la version française)!

Je vous ai convaincus ? Vous voulez essayer ? N'hésitez pas, c'est gratuit ! Et compatible avec Word. Ça veut dire que vous pouvez ouvrir des documents et les enregistrer en .doc (ou .docx). Donc vous pourrez toujours revenir sous Word si vous n'aimez pas !

Bon, alors dirigez-vous sur le site d'OOo pour télécharger une version appropriée à votre système. Si vous avez peur de vous perdre dans tout cet anglais, vous pouvez trouver la dernière version française ici. Et si vous téléchargez la version anglaise, vous pouvez toujours ajouter la version française en téléchargeant le pack langue correspondant, en l'installant, puis en le modifiant dans Tools > Options > Language Settings > Language > User Interface.

Changer la langue (après avoir installé le pack de langue correspondant !)

Sachez qu'OOo se compose de Writer (équivalent de Word), Calc (équivalent d'Excel), Impress (équivalent de PowerPoint), Draw (équivalent de... Je ne sais pas, je n'ai jamais utilisé!) et Base (pour faire des bases de données. Important à installer si vous voulez faire des bibliographies !). Vous pouvez n'installer que ce dont vous avez besoin. Bien sûr, c'est gratuit de toutes façons... :-°

Moi, je ne vous parlerai ici que de Writer.

Voilà, maintenant, je vous laisse jouer avec Writer pendant un moment. Vous verrez, c'est presque tout comme Word. Si vous êtes perdus, n'hésitez pas à venir lire la suite de mon tuto, peut-être que ça vous aidera. Sinon, Google est votre ami ! Il y a plein de gens qui posent des questions sur OOo, et probablement autant de gens qui y répondent un peu partout sur Internet.

Bien que proche de Microsoft Office, il y a certaines choses qui ne sont pas forcément possibles avec OOo. D'autres se font de manière très différente, et enfin d'autres sont tellement plus faciles...

Quelque chose qui aide beaucoup à la transition : Outils > Personnaliser. Cela permet de définir vos propres raccourcis pour toutes les actions que l'on trouve dans les menus de Writer. Si vous avez perdu vos raccourcis clavier de Word, n'hésitez pas à les mettre en place dans Writer !

Si jamais vous avez des connaissances en programmation de sites Internet, vous devez savoir à quel point le CSS fait gagner du temps. Les styles, c'est le CSS de Writer.

Hé ! Mais moi, je fais pas de programmation CS-truc, là !
Ça veut dire quoi ce charabia ?

De manière simple, les styles permettent de définir une mise en forme qui sera respectée par tout le texte qui partage la même mise en forme. Ça veut dire que si vous voulez que tous vos titres principaux soit en gras et de taille 14pt, vous définissez ça une fois pour toutes, et tous vos titres prendront ce format d'un clic !

Et c'est pas tout ! L'autre énorme avantage, c'est que si vous décidez après avoir tapé vos 450 pages que finalement, 14pt, c'est un peu petit, au lieu de changer vos 15 titres un par un, vous changez votre style, et tous les titres prendront le nouveau format désiré !

Imaginez le temps gagné ! Et ça, ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. On verra pour la partie immergée plus tard ! ;)

Tout ce baratin c'est bien joli, mais on n'est pas plus près de savoir utiliser les styles, nous !

Et bien c'est parti !

Tout d'abord, prévoyez un texte. C'est pas obligatoire, vous pouvez utiliser les styles au fur et à mesure que vous écrivez, mais en l'occurrence, ce serait plus rapide avec un document.
Imaginons maintenant que nous écrivions un document sur la reproduction des poulpes. Nous aurions le plan suivant:
1. Les poulpes
1.1 Leur habitat
1.2 Leur physionomie
2. Reproduction
2.1 Rituel amoureux
2.2 Mécanismes de reproduction

Avec bien entendu, du texte dans chaque partie. Il y a ici deux niveaux de titres. Nous allons commencer par leur attribuer un style. Pour cela, il y a deux manières, qui commencent toutes deux par cliquer n'importe où sur la ligne à laquelle on veut attribuer le style :

1. Ouvrir le menu déroulant affichant normalement "Standard", et sélectionner le style désiré.

2. Aller dans Format > Styles et Formatage. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, avec plus de choix que dans la première option. Double-cliquer alors sur le style désiré attachera le texte au style.

   Cliquer sur "Styles et Formatage" ouvre la fenêtre de droite

   N'oubliez pas cette méthode ! On aura besoin d'ouvrir la fenêtre de Styles et Formatage plus tard !

Hé ! Mais on mets quoi comme style ? Si je mets "Titre 1", c'est tout moche pas beau ! Comment je fais ?

Et bien on met "Titre 1" pour notre premier niveau de titres, et "Titre 2" pour le deuxième niveau. Effectivement, ça ne va pas être beau. Pour l'instant !

Il semblerait que si vous copiez mon superbe plan, Writer ait du mal à gérer les retours à la ligne. faites-vous votre propre plan, donc ! ;)

Maintenant qu'on a nos styles assignés à notre texte, on peut aller jouer avec. Vous vous rappelez quand je vous ai dit comment on ouvrait la fenêtre "Styles et Formatage" ? Et bien c'est l'heure de l'ouvrir ! Bien pour vous si vous aviez choisi cette méthode ! Sinon, c'est dans Format > Styles et Formatage.
Trouvez maintenant dans cette fenêtre notre "Titre 1". Un petit coup de clic droit, puis cliquez sur Modifier.... La nouvelle fenêtre qui va s'ouvrir va ressembler à ça :

C'est quoi tous ces onglets ?
J'y comprends rien !

Pas de panique ! C'est ça qui va vous permettre de modifier l'apparence de votre texte, en l'occurrence de Titre 1.
Dans l'onglet Gérer, vous trouverez ce qui définit le style en général:

• Son Nom, tout d'abord, au cas où vous vouliez lui donner un nom plus explicite.

• Style de Suite définit le style qui suivra Titre 1. Par défaut, c'est "Corps de Texte". Alors que par défaut, le texte dans Writer est "Standard". Si vous le changez, pensez à changer le style du corps de texte dans votre document pour rester le même. En effet, changer cette entrée n'agit pas sur le document. Elle n'agit que si vous commencez une nouvelle ligne après votre style. Le texte suivant sera alors automatiquement défini avec le style choisi dans Style de Suite.
  Exemple : Nous pourrions ici définir Style de Suite comme "Titre 2", puisqu'à priori, la plupart de nos Titre 1 sont suivis par un Titre 2. Ceci fait, si on décide d'ajouter à notre document sur les poulpes une Conclusion, on peut passer "Conclusion" en "Titre 1". En tapant la touche entrée pour aller à la ligne, on sera automatiquement en "Titre 2". Bien entendu, si l'on ne veut pas de sous-titre dans notre conclusion, on peut changer le style de cette nouvelle ligne pour "Standard" ou "Corps de Texte".

• Lié à définit de quel style notre style descend. Tout ce que vous ne changerez pas sera similaire au style auquel il est lié, même si vous changez ensuite le style parent !. Attention à ce que vous faites : si vous changez ensuite un attribut du style parent que vous aviez laissé par défaut pour votre style, votre style prendra lui aussi la nouvelle valeur. Il est donc conseillé de toujours choisir un style correspondant à ce que l'on veut faire. Ainsi, Titre pour un titre...
  Cela est cependant toujours utile pour créer un nouveau style sans avoir à tout définir : On peut comme çá copier un autre style !

  Exemple : Tous les titres (Titre 1, Titre 2, etc.) sont définis comme étant liés au style "Titre". Si je change l'option "espacement" dans le style "Titre", tous les styles qui y sont liés vont changer aussi ! Sauf si j'avais défini un espacement différent pour l'un des sous-titres...

• Catégorie n'est disponible que si vous créez votre propre style. Vous pouvez définir un style pour différentes applications, comme un style pour les listes ou un style HTML. C'est surtout pour que les styles soient rangés de manière organisée.

• Finalement, Contient est un résumé, un peu technique, de votre style.

Bon, et c'est quand qu'on modifie notre style, alors ?
C'est toujours pas plus beau !

Et bien on continue à se déplacer dans les onglets ! Deuxième onglet: Retraits et Espacements.
C'est là qu'on gère tout ce qui est marges. Je vais aller un peu plus vite là-dessus, parce-que c'est assez évident:

• Retrait gère les espaces à gauche et à droite de notre paragraphe, permettant un espace différent avant la première ligne. Vous remarquerez qu'on peut mettre un nombre négatif, pour décaler le texte par dessus les marges.

• Espacement gère l'espace vertical avant et après le paragraphe.

  À ce propos, il est bon de ne pas sauter de ligne avant ou après nos titres. Puisqu'on peut changer l'espacement avant ou après à volonté, ça permet plus de liberté, et ça permet de ne pas avoir à se rappeler s'il faut sauter une ou deux ligne avant chaque titre !

• Interligne change l'espacement entre chaque ligne dans le paragraphe-même.

• Contrôle de Repérage... Ben je sais pas. Ça permet de s'assurer que chaque ligne fait la même hauteur, si l'on en croit l'aide... Mais manifestement il faut configurer d'autres choses avant... Revenez-y si vous le souhaitez plus tard !

Onglet suivant : Alignement ! Bon, c'est assez évident... Juste une chose : le Texte à texte permet de gérer l'alignement vertical des caractères, si vous décidez de mettre du texte de taille différente dans votre paragraphe.

L'onglet Enchaînements gère tout ce qui concerne les coupures de mots en fin de ligne, ou la gestion des veuves et des orphelins (c'est à dire des paragraphes qui sont coupés en fin ou début de page, laissant une ou deux lignes toutes seules).

Police, enfin, est sans doute ce que vous attendiez tous ! C'est là qu'on gère la police, la taille du texte, son style...

Les autres onglets permettent de jouer encore plus avec les styles, en ajoutant une couleur d'arrière-plan, ou des bordures, de changer les effets de caractère (la couleur, le soulignage, etc.), la distance couverte par les tabulations, etc. Je vous laisse jouer avec ! Au final, on peut obtenir un truc classe comme ça :

Et tout ça sans toucher à la police par défaut... :p

Je suis sûr que vous êtes maintenant convaincus de faire tous vos titres avec les styles. Et bien juste pour enfoncer le clou, je vais vous apprendre à faire une table des matières, en quatre clics ! (Il faut impérativement avoir utilisé les styles rigoureusement pour que ça marche bien !) ;)

Tout d'abord, il faut commencer par placer là où on veut sa table des matières. Ensuite, on fait Insertion > Index et tables > Index et tables.... Si vous voulez respecter les "quatre clics" que je vous ai promis, cliquez sur "OK". :) Il y a de grandes chances que vous ayez une table des matières parfaite !

Si vous voulez changer un peu l'apparence de la table des matières, il va falloir jouer un peu avec les options avant de faire "OK".

Vous pouvez décocher Protéger contre toute modification manuelle pour pouvoir modifier ce que vous voulez dans votre table des matières. (Attention, si vous mettez la table à jour, toute modification manuelle sera perdue !).

Vous pouvez aussi changer le contenu du champ Titre. Ou ne rien mettre si vous ne voulez pas de titre. Sachez que vous pourrez lui attribuer un style dans l'onglet Styles.

Vous pouvez aussi choisir de ne faire une table des matières que pour un seul chapitre, et vous pouvez changer la "profondeur" de votre table. C'est-à-dire jusqu'à quel niveau de titre la table descendra (Juste Titre1 ? Ou jusqu'au bout avec Titre10 ? Voire plus si vous avez ajouté des titres…).

Dans...