Classer pour retrouver (formations présentielle ou en visioconférence)
Formation
À Paris
Avez-vous besoin d'un coach de formation?
Il vous aidera à comparer différents cours et à trouver la solution la plus abordable.
Description
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Typologie
Formation
-
Lieu
Paris
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Heures de classe
14h
-
Durée
2 Jours
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Dates de début
Dates au choix
La formation que vous propose Proformalys vous apprendra à classer correctement les documents. Vous acquerrez de solides compétences qui vous aideront à mettre en place des classements efficaces qui faciliterons l’accès à l’information rapidement pour vos collaborateurs. Les compétences acquises vous offriront de nouvelles opportunités professionnelles.
Les sites et dates disponibles
Lieu
Date de début
Date de début
À propos de cette formation
Cette formation de 2 jours vous enseignera les différentes méthodes de classement. Vous serez capable d’élaborer un plan de classement lisible par tous les utilisateurs. Vous pourrez adopter une procédure de classement simple, claire et efficace. Vous aborderez l’exploitation du support informatique comme papier.
Les formateurs sont tous des professionnels de la pédagogie. Ils possèdent une bonne expérience du terrain et vous prodigueront de précieux conseils pratiques. La formation se base sur des exercices pratiques et des études de cas. Cette approche concrète vous permettra de bien appréhender les notions théoriques.
Cette formation s’adresse aux secrétaires et assistants qui souhaitent apprendre à classer efficacement.
Cette formation est interactive. De nombreux cas pratiques sont réalisés pour vous aider à relier la théorie avec le terrain.
Vous recevrez une réponse par mail. Par la suite, nous vous contacterons par téléphone dans les 24 heures.
Visiter leur site web
Les Avis
Les matières
- Plan de formation
- Information
- Papier
- Classement des documents
- Conception d'un classement de documents
- Elaboration d'un plan de classement
- Classement par papier
- Classement par informatique
- Rédaction d'une procédure de classement
- Conception d'une procédure d'emprunt de document
- Connaissance des méthodes de classement
- Classement alphabétique de documents
- Classement thématique de document
- Classement chronologique de documents
- Classement numérique de documents
- Classement géographique de documents
Professeurs
PROFORMALYS PROFORMALYS
pro
Le programme
Repérage des besoins liés à l’utilisation des documents
- Mettre à jour les problèmes posés lors de l’utilisation quotidienne
- Quels sont les documents qu’on ne retrouve pas facilement
- Pourquoi ?
Eléments méthodologiques liés à la conception d’un classement
- Connaissance des méthodes de classement
- Les différentes méthodes de classement (alphabétique « Norme AFNOR », thématique, chronologique, numérique, géographique et dérivés)
- Cas particulier du fond documentaire
- Choix de la ou des méthodes en fonction du critère de recherche de l’information
Elaboration d’un plan de classement
- Utilité d’un plan de classement
- Elaboration d’un plan logique accessible et lisible par les utilisateurs
- Actualisation permanente du plan de classement par l’utilisation de l’informatique (élimination des doublons)
Prise en compte des différents supports de classement (papier - informatique)
- Homogénéisation des dossiers papier : ne garder que l’utile, classer les documents du dossier d’une façon logique par rapport à l’utilisation du dossier, concevoir une fiche de suivi de dossier
- Indexation externe des dossiers papier
- Restructuration éventuelle et indexation des moyens de classement (armoires, meubles, ...)
- Restructuration de l’arborescence des dossiers informatiques conservés sur disque dur (répertoires et sous-répertoires). Comment localiser rapidement une information
Rédiger une procédure de classement
- Qui classe ? Déterminer la ou les responsables en cas de nécessité
- Quels documents ? Notion de service émetteur et service récepteur. Prise en compte de la durée de conservation des documents actifs avant mise aux archives
- Comment ? Joindre le plan de classement
- Où ? Indiquer clairement la localisation
- Quand ? Instituer une procédure d’emprunt et de reclassement des documents
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