Achat de Prestations de Services et de Frais Généraux

METHODES PEDAGOGIQUES
- Exposés argumentés.
- Etudes de cas pratiques et mises en situation pour assimilation rapide.
- Questionnaire préalable remis à chaque participant pour préciser ses attentes et son contexte professionnel.
- Remise d'un support pédagogique.

1er jour :
LE ROLE DES SERVICES GENERAUX PAR RAPPORT AUX AUTRES FONCTIONS SUPPORTS :
· La fonction Services Généraux et son positionnement concurrentiel dans votre entreprise.
· Comment mesurer la contribution attendue des Responsables Services Généraux.
· Les différentes formes d'organisation des Services Généraux aujoud'hui : rattachement à une direction financière, immobilière, sous-traitance, externalisation?

IDENTIFIER ET MESURER VOS COÛTS : COURRIER, ACCUEIL, NETTOYAGE, RESTAURATION...
> Comment répertorier tous les coûts afférents aux Services Généraux :
· Exploiter les données chiffrées internes de la comptabilité, du contrôle de gestion, de la Direction des Ressources Humaines.
> Comment reconstituer un coût à partir de plusieurs sources d'information pour plus de fiabilité :
· Créer des listes génériques d'activités et exploiter les diagnostics déjà réalisés dans votre entreprise.
· Repérer les éléments des contrats de sous-traitance et des factures des prestataires dont vous pouvez vous servir.
> Mieux justifier vos coûts par une présentation pertinente :
· Intégrer les benchmarks pour nuancer vos résultats.
· Visualiser ce qui est essentiel.
> Exemples d'outils de suivi de l'activité :
· Quels outils de suivi exploiter selon la problématique?
· Quelle présentation pour visualiser l'essentiel?
· Analyser en groupe un outil de benchmark sur les coûts.
> Comment prévoir l'évolution des coûts?
· Les inducteurs internes : le personnel, les m2.
· Les inducteurs externes : le coût de la main d'oeuvre, intégrer les évolutions technologiques.
· Les dépenses non linéaires : les déménagements, les projets qui nécessitent des ressources externes, les travaux propriétaires et les travaux occupants, les impacts des réorganisations.
> Cas pratique
> Etude de cas : Identifier les coûts liés aux Services Généraux, et les expliquer.
> A partir de deux exemples d'un département Services Généraux, un travail en sous-groupe sera effectué pour savoir :
· Présenter les effectifs et le budget.
· Choisir une démarche de maîtrise des coûts.
· Identifier les pistes de progrès : liste des contrats et leurs leviers.
· Mettre en place une quotation dans l'outil.
· Identifier, budgéter et réduire les coûts.

2e jour :
METTRE EN OEUVRE L'OPTIMISATION DES COÛTS EN 3 ETAPES
> 1re étape : La réduction des coûts.
· Mesurer les effets des quicks win.
· Réussir votre intégration dans un projet existant : avantages et inconvénients.
· Identifier les moyens d'accroître la productivité .
· Comparer vos résultats aux observatoires et à leurs indicateurs de performance (buzzy ratio de l'ARSEG, IFMA)
· Intégrer les leviers achats : les techniques de négociations, les élèments clés à intégrer à vos contrats.
> 2e étape : La maîtrise des coûts.
· Mettre en place un dispositif de réduction des coûts : les étapes-clés
· Créer des instances garantes du respect de ce dispositif
· Initier et suivre le projet
> 3e étape : Choisir une méthode de régulation des coûts.
· Exemple d'une offre de services.
· La facturation aux différentes directions de l'entreprise.

COMMUNIQUER SUR VOS ACTIONS : DU BUDGET ANTICIPANT LES QUESTIONS DE VOTRE DIRECTION AUX OUTILS A DESTINATION DES OCCUPANTS
> Comment présenter l'évolution d'un budget et les gains réalisés.
· Comment justifier les dépenses et leur évolution : facture énergétique générale, tarification postale,
· Quelle présentation choisir pour démontrer une réelle réduction des coûts et marquer les esprits.
> Intégrer les autres moyens de communication efficaces.
· Les outils de communication pour la Direction : exemple du Tableau de Bord
· Un outil à destination des salariés : affichage, résultats d'enquête ?

DEMARCHE ET OUTILS APPLIQUES
> Cas pratique.
> Expériences concrètes de réduction des coûts.