Améliorer son efficacité avec Outlook

Objectifs pédagogiques

• Déterminer des règles efficaces et non chronophages de gestion des e-mails.

• Gagner du temps en maîtrisant les fonctionnalités de sa boîte Outlook.

• Gérer l'infobésité.

Compétences acquises

À l'issue de cette formation vous saurez optimiser l'utilisation d'Outlook pour gagner en efficacité, en maîtrise de votre temps et en organisation personnelle.

Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps

• Gagner du temps par la maîtrise de l’interface d’Outlook

• Utiliser les outils intégrés pour simplifier son organisation

• Faciliter l’accès aux informations importantes

• Organiser son carnet d’adresses avec les groupes de contacts

• Synchroniser son smartphone avec l'agenda, la liste de contacts…

• Utiliser efficacement les raccourcis clavier

Mise en situation : configuration de son interface Outlook

Faire de sa messagerie un rempart contre l'infobésité

• Filtrer les messages indésirables pour ne pas polluer sa messagerie

• Créer des réponses types

• Signaler les e-mails importants

• S'imposer des règles de lecture et de réponse aux e-mails
Exercice d'application : gestion des messages indésirables

Organiser son temps et prioriser ses tâches

• Avoir une vision globale de sa journée de travail avec Outlook aujourd’hui

• Gérer son emploi du temps grâce au calendrier

• Partager son calendrier et celui de ses collaborateurs

• Créer une tâche, un rappel à partir d'un e-mail

• Planifier rapidement des réunions et inviter les participants

• Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre

• Mettre en place des bonnes pratiques dans l’utilisation des tâches

Exercice d'application : organisation de réunions, gestion des rappels

Établir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste

Partage d'expériences : les participants échangent sur leurs habitudes de classement

• Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d’archivage

• Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique
• Identifier les e-mails " répétitifs " et créer des réponses automatiques

• Organiser son interface en fonction de ses rôles et missions quotidiens

• Rechercher un message dans ses dossiers

Exercice d'application : classement de ses messages, imagination d'un système de tri et d’archivage adapté

Public concerné

Toute personne souhaitant mettre à profit Outlook pour optimiser la gestion de son temps.

Prérequis

Utiliser régulièrement la messagerie Outlook dans son activité professionnelle.

Sessions

Paris

• » 22/03/2016
• » 16/06/2016
• » 13/09/2016
• » 13/10/2016
• » 6/12/2016

Lyon

• » 22/03/2016
• » 13/10/2016

Retrouvez les commentaires de nos participants

c'était une journée très agréable où les apprentissages ce sont déroulés avec beaucoup de convivialité . les explications étaient claires et vous étiez très disponibles. Cela fait du bien bonne journée Catherine M.
AFTRP Formation adaptée et précise. Pascale V.
AFTRP formation très intéressante de laquelle on revient avec plein de possibilité d'optimiser Outlook et son temps de travail. Estelle C.
CABINET NICOROSI beacoup de connaissances transmises Marie C.
ALSTOM SUPPORT FRANCE Cette formation est satisfaisante, claire, précise, le formateur était très compétent Martine D.
LA POSTE SIEGE SOCIAL cette formation m'a ouvert de nouvelles perspectives d'utilisation d'Outlook qui ont dépassés mes espoirs sur les possibilités d'Outlook Sabrina I.
MUTUELLE DU MEDECIN