Formation : muscler son esprit de synthèse

Définir les objectifs du document

• Définir clairement la finalité du document : contexte ? objectifs ?contenu ? forme ?
• En déduire sa problématique et son périmètre
• Développer ses capacités d'analyse et se poser les bonnes questions : quelle interprétation pour quelle utilisation ?

Cas pratique: les étapes préparatoires pour passer du compte rendu au relevé de décisions. Déterminer les objectifs de la restitution d’un document.

• Méthodes et outils pour faire face à la surcharge de l'information et à la multiplicité des sources (veille documentaire, données chiffrées, analyses clients, document Web, mails etc.)
• Croiser ses sources et évaluer rapidement le contenu de l'information
• Prioriser l'information : idées principales, idées secondaires
• Délimiter le champ de ses recherches et éviter l’écueil de l'exhaustivité des sources

Cas pratique: structurer son écrit dès la prise de notes, mise en application des techniques pour structurer et hiérarchiser l’information

• Analyser et hiérarchiser avec méthode et pertinence ses idées (grille d’analyse, principe du CQQCOQP...)
• Choisir un plan pour guider le lecteur
• Bien organiser sa documentation pour trouver la bonne information au bon moment
• Utiliser les techniques spécifiques à la synthèse : écrémage, association, reformulation...

Cas pratique: préparer la rédaction : astuces pour gagner du temps.

• Faire parler ses résultats et mettre en valeur les points clés
• Bien cibler les destinataires pour adapter son style
• Etre fluide et clair dans l'articulation des idées
• Utiliser un vocabulaire précis tout en sachant vulgariser
• Bien choisir et illustrer ses argument
• Faire parler les chiffres de manière percutante et attractive
• Faire vivre ses écrits : les différents types d'illustration

Cas pratique: mise en pratique des principes de lisibilité : circuit de lecture, mise en page et caractéristiques du style professionnel.

Préparation d'une synthèse écrite à partir des sujets et données
des participants.

• Rappel sur les clés de la communication verbale et non-verbale
• Valoriser sa démarche et sa valeur ajoutée : aussi une question de posture
• Trucs et astuces pour ne pas se laisser déstabiliser :
• Retrouver rapidement l'information utile
• Répondre aux questions et objections avec pertinence

Cas pratique: présentation orale de la synthèse