GED : Gestion Électronique de Documents (formations présentielle ou en visioconférence)

Formation

À Paris

1 150 € HT

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Description

  • Typologie

    Formation

  • Niveau

    Niveau initiation

  • Lieu

    Paris

  • Heures de classe

    14h

  • Durée

    2 Jours

  • Dates de début

    Dates au choix

Objectifs: Définir les contextes d'utilisation d'une Gestion Electronique de Documents (GED). Identifier les aspects techniques, organisationnels et juridiques de la GED. Concevoir le projet de GED de votre organisation. Destinataires: Toute personne souhaitant développer un système de GED au sein de son organisation

Les sites et dates disponibles

Lieu

Date de début

Paris ((75) Paris)
Voir plan
5, Rue Fénelon, 75010

Date de début

Dates au choixInscriptions ouvertes

À propos de cette formation

Avoir une pratique des bases de données documentaires

Questions / Réponses

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Les Avis

Les matières

  • Gestion
  • Archivage électronique
  • Indexation
  • Numérisation
  • Stratégie
  • Stockage de données
  • Dématérialisation des documents
  • Système de GED
  • Documents électroniques
  • Document électronique

Professeurs

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pro

Le programme

La définition et principes

La chaîne de dématérialisation des documents : sélection des documents, numérisation, création d’une fiche documentaire

Les composants d’un système de GED

  • Acquisition : le processus de dématérialisation ; 2 modes de numérisation (mode image et mode texte) ; les technologies et matériels de dématérialisation ; portabilité et codage des documents (HTML, Acrobat PDF, XML,…)
  • Indexation : indexation manuelle et usage d’un langage documentaire ; indexation en texte intégral ; les métadonnées ; les moteurs d’indexation
  • Stockage : les supports de stockage ; les supports magnétiques et les supports optiques (scanner et OCR)
  • Recherche des documents électroniques : recherche sur les métadonnées et / ou le contenu textuel
  • Consultation et diffusion des documents électroniques
  • Evolution des domaines d’application de la GED

- Gestion des documents, archivage électronique (Records management)

- Gestion des connaissances (Knowledge management)

- Gestion des processus (Workflow)

  • Normalisation des systèmes de GED

- Contenu et impact des normes NF Z 42-013 (archivage électronique) et ISO 15489 (Records management)

  • Valeur juridique du document électronique : valeur probante, signature électronique

Concevoir un projet GED

  • Analyser le contexte, mettre en œuvre une solution GED
  • Rédaction d’un cahier des charges
  • Choix d’un prestataire : panorama de l’offre et des logiciels de GED: Documentum, Filenet, Alexandrie, Cindoc, Alfresco, …

Stratégie d’un projet GED

  • Définir l’objectif principal recherché
  • Un ou deux objectifs maximum : temps, économie, facilité, disponibilité
  • Critères de succès

- Simple et concret, périmètre d’application du projet, services concernés

- Processus et documents impliqués, standards légaux, délimitation

  • Tout nouvel élément deviendra un nouveau projet
  • Un projet de GED est un projet de l’entreprise, pas du fournisseur
  • Les personnes internes impliquées

- Responsable du projet, chefs de service, experts, administrateurs,…

- Appropriation et encadrement

  • Les documents, leur flux et cycle de vie

- Reprise de l’existant, charge quotidienne, pics d’activité,…

- Consultation : nombre d’utilisateurs, fréquence, interfaces

- Impressions, CD, sécurité, fin de vie : archivage, destruction

- Accompagnement au changement

  • Analyse, technologies et retour sur investissement

- Facteurs du projet, analyse de l’existant, volumes, tâches et durées

- Matériel et technologies, évolution, maintenance, SLA

- Coût, l'enjeu économique réel : amélioration de la rentabilité de l'ordre 3 à 5% (du Chiffre d'affaire) pour toute entreprise - stratégie atteinte?

  • Management de projet

-Participez, consultez, validez

-Les compétences et savoirs doivent remonter

-Accompagnez au changement - ne pas révolutionner - rentabiliser l’existant

-Communication, participation et formations

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