GED : Gestion Électronique de Documents (formations présentielle ou en visioconférence)
Formation
À Paris
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Description
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Typologie
Formation
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Niveau
Niveau initiation
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Lieu
Paris
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Heures de classe
14h
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Durée
2 Jours
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Dates de début
Dates au choix
Objectifs: Définir les contextes d'utilisation d'une Gestion Electronique de Documents (GED). Identifier les aspects techniques, organisationnels et juridiques de la GED. Concevoir le projet de GED de votre organisation. Destinataires: Toute personne souhaitant développer un système de GED au sein de son organisation
Les sites et dates disponibles
Lieu
Date de début
Date de début
À propos de cette formation
Avoir une pratique des bases de données documentaires
Visiter leur site web
Les Avis
Les matières
- Gestion
- Archivage électronique
- Indexation
- Numérisation
- Stratégie
- Stockage de données
- Dématérialisation des documents
- Système de GED
- Documents électroniques
- Document électronique
Professeurs
PROFORMALYS PROFORMALYS
pro
Le programme
La définition et principes
La chaîne de dématérialisation des documents : sélection des documents, numérisation, création d’une fiche documentaire
Les composants d’un système de GED
- Acquisition : le processus de dématérialisation ; 2 modes de numérisation (mode image et mode texte) ; les technologies et matériels de dématérialisation ; portabilité et codage des documents (HTML, Acrobat PDF, XML,…)
- Indexation : indexation manuelle et usage d’un langage documentaire ; indexation en texte intégral ; les métadonnées ; les moteurs d’indexation
- Stockage : les supports de stockage ; les supports magnétiques et les supports optiques (scanner et OCR)
- Recherche des documents électroniques : recherche sur les métadonnées et / ou le contenu textuel
- Consultation et diffusion des documents électroniques
- Evolution des domaines d’application de la GED
- Gestion des documents, archivage électronique (Records management)
- Gestion des connaissances (Knowledge management)
- Gestion des processus (Workflow)
- Normalisation des systèmes de GED
- Contenu et impact des normes NF Z 42-013 (archivage électronique) et ISO 15489 (Records management)
- Valeur juridique du document électronique : valeur probante, signature électronique
Concevoir un projet GED
- Analyser le contexte, mettre en œuvre une solution GED
- Rédaction d’un cahier des charges
- Choix d’un prestataire : panorama de l’offre et des logiciels de GED: Documentum, Filenet, Alexandrie, Cindoc, Alfresco, …
Stratégie d’un projet GED
- Définir l’objectif principal recherché
- Un ou deux objectifs maximum : temps, économie, facilité, disponibilité
- Critères de succès
- Simple et concret, périmètre d’application du projet, services concernés
- Processus et documents impliqués, standards légaux, délimitation
- Tout nouvel élément deviendra un nouveau projet
- Un projet de GED est un projet de l’entreprise, pas du fournisseur
- Les personnes internes impliquées
- Responsable du projet, chefs de service, experts, administrateurs,…
- Appropriation et encadrement
- Les documents, leur flux et cycle de vie
- Reprise de l’existant, charge quotidienne, pics d’activité,…
- Consultation : nombre d’utilisateurs, fréquence, interfaces
- Impressions, CD, sécurité, fin de vie : archivage, destruction
- Accompagnement au changement
- Analyse, technologies et retour sur investissement
- Facteurs du projet, analyse de l’existant, volumes, tâches et durées
- Matériel et technologies, évolution, maintenance, SLA
- Coût, l'enjeu économique réel : amélioration de la rentabilité de l'ordre 3 à 5% (du Chiffre d'affaire) pour toute entreprise - stratégie atteinte?
- Management de projet
-Participez, consultez, validez
-Les compétences et savoirs doivent remonter
-Accompagnez au changement - ne pas révolutionner - rentabiliser l’existant
-Communication, participation et formations
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