Savoir travailler avec plusieurs managers

Jour 1 :
Analyser son poste pour mieux l'appréhender
Autodiagnostic : Évaluer le contenu de votre poste
A partir des informations rassemblées sur le "journal du temps" distribué avant la formation, vous serez amenés à recenser et définir vos activités, les tâches et responsabilités que vous confient les personnes avec lesquelles vous travaillez, leur temps d'exécution, ainsi que les difficultés rencontrées pour les mener à bien (interruptions, changement de priorités...).
Ces informations vous permettront de mieux cerner votre poste et vont servir de base pour la recherche de solutions pratiques pour faire évoluer votre organisation, applicables à votre situation dès votre retour en entreprise.
Analyser votre poste pour mieux l'appréhender

• Analyser les forces et faiblesses de l'organisation actuelle de votre secrétariat/assistanat
• Connaître l'ensemble des moyens à votre disposition dans votre service, dans votre entreprise : outils, dossiers partagés, ressources documentaires, intranet, agenda partagés, bases de données partagées...
• Découvrir les dysfonctionnements les plus fréquents et leur chercher des parades mieux gérer les demandes

Mettre en évidence les besoins des "clients internes"

• Définir les besoins des donneurs d'ordre, prendre en compte leurs impératifs
• Bien comprendre les objectifs de chacun, repérer leur mode de fonctionnement et d'organisation
• Découvrir les motivations et les valeurs qui président à l'échelle de leurs priorités pour mieux pouvoir en tenir compte : savoir ce qui est important pour eux
  

Choisir les meilleures méthodes d'organisation pour être efficace
Connaître les outils pour optimiser la gestion partagée du temps

• Agenda partagé, messagerie, planning et tableaux de bord... maîtriser les outils de gestion du temps
• Optimiser les tâches réalisées à plusieurs
• Faire un suivi partagé des dossiers
• Assurer la fiabilité et la ponctualité dans la réalisation du travail

Création d'un agenda d'assistant(e)
Vous serez amenés à réfléchir à l'importance d'un agenda pour votre fonction, outil d'organisation incontournable.

À partir de l'analyse de toutes les applications possibles de cet outil, vous déterminerez l'usage qu'il faut en faire afin de comprendre l'aide qu'il vous apportera lorsque vous travaillez pour plusieurs personnes.

Apprendre à évaluer la charge de travail pour mieux gérer les demandes

• Travailler avec vos managers pour évaluer leurs besoins
• Evaluer le "poids" de chaque tâche : charge de travail, délais, durée, faisabilité, etc.
• Analyser les processus de travail en place et les tâches récurrentes pour créer des outils facilitateurs
• Adapter les outils, existants ou nouveaux, aux habitudes et besoins de chacun
• Automatiser tout ce qui peut l'être pour gagner du temps et limiter le risque d'erreurs

Définir et hiérarchiser vos priorités ainsi que celles de ses interlocuteurs

• Connaître les priorités liées à l'entreprise, au service, aux personnes
• Evaluer l'importance relative de chaque tâche
• Hiérarchiser les demandes et établir les priorités en fonction des impératifs
• Organiser la gestion des différentes tâches
• Urgent ou prioritaire : déterminer le niveau d'importance de chaque chose
• Savoir déléguer lorsque cela est possible

Jour 2 :
Bâtir une méthode de travail valable pour tous ses managers
Construire un questionnement pour établir les priorités
Ensemble vous élaborerez un questionnaire qui vous aidera à clarifier les enjeux, hiérarchiser les demandes et donner des bases d'arbitrage entre plusieurs options, afin de vous apporter des réponses pratiques à la question : "comment choisir entre telle et telle mission ?".
Mettre en place une organisation personnalisée

• Confronter les exigences de chacun aux contraintes de la nouvelle organisation
• Trouver des solutions pratiques aux dysfonctionnements les plus courants
• Installer des tableaux de bord ou de suivi accessibles à tous
• Pouvoir chiffrer les bénéfices liés aux changements
• Expliquer ces apports et leurs bénéfices à ceux qui vont les appliquer
• Evaluer la satisfaction des clients internes et externes et en tirer les enseignements

Mise en place d'une organisation personnalisée
A partir de l'exposition de chacun de vos cas, vous rechercherez avec l'aide de la formatrice des solutions pour mettre en place l'organisation la plus adaptée à chacune des situations : outils à mettre en place et méthodologie.
Savoir communiquer et négocier
Optimiser les informations à votre disposition

• Instaurer des points réguliers pour éviter les débordements
• Rechercher l'information : demander clairement et complètement pour se tenir informé de tout
• Savoir maintenir la confidentialité entre vos interlocuteurs

Mieux communiquer pour une plus grande efficacité

• Optimiser les informations à votre disposition
• Ecouter pour entendre et comprendre : savoir décrypter le discours des personnes
• Acquérir le réflexe de communication systématique et de mise en commun des informations
• Apprendre à transmettre sans altération ni interprétation

Mise en situation : Transmettre une information
En essayant de repenser la manière dont la communication doit s'organiser entre les différents acteurs de l'équipe, vous serez mis en situation par groupes de deux pour transmettre une information.
Gérer le relationnel et le développer dans le cadre de l'équipe

• Comprendre les diverses personnalités et savoir s'adapter
• Traiter avec chacun selon ses besoins, ses valeurs, ses croyances et le convaincre
• Etablir des relations de confiance dans l'équipe et avec vos managers

S'ffirmer pour éviter les situations tendues

• Gérer les demandes contradictoires ou incompatibles, les conflits d'intérêts entre donneurs d'ordres
• Accepter les critiques pour en tirer le meilleur parti
• Asseoir sa crédibilité face à tous les interlocuteurs :

• savoir s'affirmer quand cela est nécessaire
• savoir dire "non"

Entraînement à la négociation
Construire ensemble des solutions, s'organiser, trouver des adaptations ensemble... pour cela vous serez mis en situation de négociation