Optimiser ses achats de formation

Objectifs pédagogiques

• Cerner l’environnement du marché de la formation.
• Maîtriser les étapes clés de l’achat de formation.
• Mettre en place des outils efficaces pour optimiser sa démarche.

Compétences métier

À l'issue de cette formation, vous serez capable d'assurer en toute autonomie l'ensemble du processus d'achat de formation et d'en optimiser la démarche.

Connaître le marché de la formation

Se repérer dans le marché de la formation

• Analyser le marché de la formation : structure, acteurs, réglementation, orientations

• Faire appel à un prestataire externe

• Intégrer les démarches qualité en formation

Cerner son rôle d’acheteur et la relation client/fournisseur

• Se situer dans son rôle interne et externe : objectifs, missions, marges de manœuvre

• Identifier les prestations nécessitant de faire appel à un prestataire externe

Autodiagnostic : analyse de sa démarche et identification des difficultés rencontrées lors de ses expériences d’achat

Passer de la demande à l’achat de formation

Analyser la demande

• Analyser la demande de formation en pertinence avec les orientations générales

• Distinguer les objectifs stratégiques, opérationnels et pédagogiques

• Identifier les contraintes internes et externes

Mise en situation : conduite d'une négociation avec le commanditaire d’une action de formation

Élaborer un cahier des charges et formaliser l’achat

• Distinguer les différents types de cahiers des charges

• Connaître l’architecture type des cahiers des charges : les rubriques indispensables

• Associer l'encadrement à l'élaboration et à la validation des cahiers des charges

• Formaliser l’appel d’offres, identifier les prestataires à consulter

• Les cas particuliers : e-learning, FOAD, achat de formation interne

Exercice d’application : rédaction d’un cahier des charges

Procéder à la sélection d'un prestataire

• Définir une politique et une stratégie d’achat

• Choisir un mode de consultation

• Élaborer des outils de sélection et définir des critères d’attribution

• Analyser et comparer les offres, sélectionner un prestataire

• Maîtriser les négociations d’achat : objectifs de négociation, processus, techniques

Exercice d’application : élaboration d’une grille de sélection

Mise en situation : négociation d'un achat

Formaliser l’achat de formation

Contractualiser l’achat

• Connaître les règles et les critères à respecter pour une formation éligible et les dépenses imputables

• Connaître les obligations des dispensateurs de formation

• Rédiger la convention et le contrat de formation

• Mettre en place un accord-cadre

Administrer l’achat de formation

• Organiser le suivi de la prestation et vérifier le respect des éléments contractuels

• Optimiser les relations avec les organismes de formation

Test de connaissances : validation des acquis à travers un quiz

Évaluer son achat de formation

• Évaluer la performance du prestataire de formation

• Évaluer la pertinence de sa politique d’achat et de sa démarche

• Constituer un référentiel de prestataires et le faire vivre

Exercice d’application : élaboration d’une grille d’évaluation

Plan d’action personnel : formalisation des actions à mettre en œuvre pour optimiser ses achats

Public concerné

• Responsables formation
• Chargé(e)s de formation, assistant(e)s formation
• Acheteurs de prestations intellectuelles
• Toute personne en charge de l’achat d’actions de formation

Prérequis

Connaître les fondamentaux de la gestion de la formation en entreprise ou avoir suivi " Élaborer le plan de formation " (code 10051).

Sessions

Paris

• » 19 et 20/05/2016
• » 19 et 20/09/2016
• » 19 et 20/12/2016