Etre Responsable d'un système de management intégré QSE

contenu

A. Veille réglementaire : acquérir la méthode pour construire son référentiel (2 jours)

1. Notions de droit à l’usage des chargés de veille réglementaire

• structure du droit français et articulation avec le droit européen

• hiérarchie légale des textes

2. Limiter son référentiel : couvrir l’essentiel des obligations sans se laisser déborder

• quels types de textes conserver ?

• quels thèmes sélectionner ?

• jusqu’où aller pour ne pas empiéter sur les domaines RH, moyens généraux, bureaux d’études… ?

Partage de pratiques : échanges sur le champ d’actions du chargé de veille réglementaire QSE dans l’entreprise

3. Définir la structure optimale de son référentiel

• l’entreprise, une structure dynamique et changeante versus le droit, une structure rigide et pérenne

• structure des Codes du travail et de l’environnement

• quel support pour un référentiel réglementaire efficace et pratique ? (tableur, logiciel spécifique, etc.)

Atelier : création d’un référentiel réglementaire :
- construire une structure de référentiel réglementaire adaptée à son entreprise
- retour d’expériences sur les différents moyens informatiques utilisés, avantages et inconvénients
- récupérer un texte et le préparer pour l’évaluation de conformité

4. Evaluer sa conformité réglementaire

• qui réalise l’analyse de conformité ?

• comment mettre en œuvre la démarche d’évaluation de la conformité dans l’entreprise ?

• hiérarchiser les risques liés aux non-conformités identifiées et les actions associées

• responsabilités en matière de QSE : qui met en œuvre les actions ?

• rendre compte à la direction, planifier la mise en conformité

Partage de pratiques : échanges sur les modalités pratiques de l’évaluation de conformité, avantages et inconvénients

5. Se maintenir à jour

• suivre les modifications des textes sélectionnés

• identifier les nouveaux textes à intégrer dans le référentiel

• réévaluer la conformité et tenir compte des actions engagées

• suivre les changements en interne : nouvelles activités/matériels, activités/matériels modifiés, activités/matériels supprimés

• diffuser l’information réglementaire

Cas pratique : identifier les outils d’une veille quotidienne efficace et s’organiser


B. ISO 14001, ISO 9001 et OHSAS 18001 : principes et exigences des référentiels QSE (2 jours)

1. Enjeux et intérêts des systèmes de management intégrés QSE

• enjeux économiques et humains

• principes de précaution et prescriptions réglementaires ; responsabilités et délégations de pouvoirs

• amélioration continue

• intégrer la politique QSE dans son organisation

2. Comprendre l'approche processus

• cartographie et management des processus

• définition d'un processus et différences entre processus et procédures

3. Grands principes communs des référentiels QSE

• présentation de l’ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001

• PDCA

• conformité réglementaire

• gestion des risques et maîtrise opérationnelle

• communication interne et externe

4. Vocabulaire et exigences des trois référentiels

• ISO 9001 : politique qualité, planification du SMQ, mise en œuvre et fonctionnement du SMQ, contrôles, audit et actions correctives, revue de direction

• ISO 14001 : politique environnementale, aspects et impacts environnementaux, planification du SME, mise en œuvre et fonctionnement du SME, contrôles, audit et actions correctives, revue de direction, points communs avec ISO 9001

• OHSAS 18001 : diagnostic des dangers, liens avec l'évaluation des risques professionnels et politique sécurité, mise en œuvre, suivi et contrôle du système : audits et indicateurs, points communs avec ISO 14001 et ISO 9001

Cas pratique : rapprocher les exigences des référentiels aux actions concrètes à mener par l'entreprise

5. Intégration des systèmes de management : SMI, SMQSE

• principes et modalités de déploiement d’un SMI (système de management intégré)

• lignes directrices pour l’intégration du management

• bonnes pratiques et retour d’expériences, exemples de méthodes de mise en place par étape

• s’inscrire dans un système de reconnaissance : la certification

Atelier : élaboration d’un système de management intégré :
- rédiger une politique intégrée QSE
- définir les objectifs et cibles d’un SMI
- représenter la cartographie des processus d'un établissement

6. Utiliser les trois référentiels comme outils méthodologiques et optimiser son SMI

• assurer l'amélioration continue de ses performances qualité, environnement et sécurité

• s'adapter aux ressources : une planification étalée dans le temps

• impliquer chacun par une approche transversale globale à l'entreprise

• comprendre les évolutions entre les différentes versions des référentiels

Partage d’expériences : échanges sur la construction des systèmes de management intégrés dans les entreprises des participants


C. Audit interne QSE : comment évaluer les systèmes de management intégrés ? (2 jours)

1. Exigences du référentiel d’audit ISO 19011

• définition et objectifs d’un audit interne

• rôles et responsabilités des auditeurs et audités

• étapes de l’audit

• planning d'audits : programmation et déclenchement de l'audit

2. Préparation de l'audit

• désignation de l'équipe d'auditeurs : qui peut auditer quoi ?

• détermination du périmètre et du champ de l'audit

• collecte et analyse des documents

• préparation du plan d'audit

• élaboration des documents d'aide à l'audit intégré et questionnaires spécifiques

3. Réalisation de l'audit interne QSE

• animer la réunion d'ouverture

• se répartir les tâches de l'audit

• conduire les entretiens et identifier les écarts

• préparer et animer la réunion de clôture

4. Auditeurs et audités, les comportements efficaces

• bien communiquer sur son rôle et sa mission

• développer sa capacité d'écoute

• favoriser la coopération par ses attitudes (gestes, regards…)

• adapter son langage à ses interlocuteurs et savoir réagir face à des comportements de méfiance, diversions, rétention d'informations

• prévenir et désamorcer les conflits potentiels

5. L'audit, source d'amélioration continue

• mesurer et formaliser les écarts

• rapport d'audit : contenu, rédaction, enregistrement et diffusion

• définition et planification des actions correctives

• suivi de leur mise en œuvre

• prendre du recul sur sa méthode d’audit interne : indicateurs, mesure de la satisfaction et exploitation des retours d’expériences

Atelier fil rouge : réalisation d’un audit interne QSE
- élaborer le programme d'audits
- préparer l’audit : collecter et analyser les documents d'audit, préparer le plan d'audit et les interviews, construire des supports d'audit (questionnaires, check-list…)
- réaliser l’audit (jeux de rôle) : simulations d’audits internes. Les participants se répartissent les rôles d’auditeurs et audités et travaillent sur les étapes clés de la réalisation de l'audit interne QSE (animer la réunion d'ouverture, conduire les entretiens, préparer et animer la réunion de clôture)
- rédiger le compte-rendu d’audit et identifier les actions correctives
- partage d’expériences sur les bonnes pratiques, difficultés ou conflits que les participants peuvent rencontrer lors des audits internes


D. Communication et gestion de crise QSE : les clés pour répondre à ses obligations (2 jours)

1. Respecter les exigences légales et liées aux référentiels

• exigences légales en matière d'information

• sensibilisation du personnel et communication : exigences des référentiels QSE

2. Sensibiliser et impliquer les collaborateurs et le personnel

• accueil des nouveaux embauchés

• autres intervenants

3. Etablir un plan de communication

• acteurs et rôles respectifs : services internes, fournisseurs, autorités, plaintes de riverains et associations

• sur quels points faut-il communiquer ?

• comment faire passer des messages en fonction des acteurs ?

• les modes de communication

• quand communiquer et à quelle fréquence ?

Cas pratique : créer et planifier son plan de communication

4. Mettre en œuvre des outils de communication interne

• rédiger des newsletters, flashs QSE

• conduire des réunions terrain, établir des tableaux de bord

• organiser des séminaires, jeux et challenges : dynamiser et fédérer les équipes

• recueillir les suggestions

Atelier : créer ses propres outils de communication :
- étude d’exemples de supports de communication
- élaboration des documents propres aux participants selon leurs problématiques et leurs systèmes QSE

5. Organiser la communication en situation d’urgence : gestion d’une crise QSE

• identifier et évaluer une situation de crise

• anticiper les actions des parties prenantes : analyse des comportements, attentes des victimes, riverains, médias, associations et pouvoirs publics

• identifier les stratégies de réponses envisageables en fonction du type de crise

• manuel de crise

• mettre en œuvre sa communication de crise : constitution d'une cellule de crise, actions des parties prenantes ; identification des actions clés et des conduites à tenir, élaboration des messages et outils de communication

Jeux de rôle : simulation d’une situation de crise (travail collectif). Les participants sont mis en situation de gestion de crise et sont chargés de mettre en œuvre une communication adaptée
Etude de cas : analyser des crises particulières (Erika, tempête de 1999, AZF, crise qualité dans l'agroalimentaire, accidents du travail, suicides au travail)

6. Evaluer l'efficacité des actions de communication

• en réalisant des audits internes

• par l'enregistrement des résultats : les indicateurs QSE

• via des exercices d'entraînement en situation d'urgence

Partage de pratiques : échanges sur les différentes méthodes d’évaluation des actions de communication et le choix d’indicateurs pertinents ¤
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