Etre Assistante..., Aujourd'hui

1. L'assistante et son organisation

La gestion des activités et du temps

- Diagnostic des activités : analyse d’une semaine de travail et recherche des causes de perturbation, réduction du stress.
- Critères d’une bonne gestion du temps : rythmes personnels et potentiel d’énergie, contraintes et exigences de l’entreprise.
- Planification : maîtriser les délais, définir les priorités, gérer l’imprévu.

Les techniques de classement et d'archivage

- Techniques de classement : types de classement, qualité d'un bon classement, plan de classement...
- Actualisation : méthodes, périodicité, information des utilisateurs et destinataires.
- Règles d'archivage : conservation des documents, durée légale, forme des documents

La recherche de l’efficacité personnelle

- La maîtrise de la fonction : analyse du poste, organisation sur le poste de travail
- Définition d’objectifs de travail mesurables : adéquation avec les objectifs de l’entreprise, choix de critères, évaluation des résultats, recherche de la qualité.
- Organiser la collaboration avec le responsable hiérarchique : clarifier les rôles, préciser les « consignes », comprendre le fonctionnement du responsable…

2. La communication professionnelle

La capacité à bien communiquer

- La situation de communication professionnelle : différents types de communication, les acteurs de la communication…
- La connaissance de soi et des autres : se connaître pour mieux communiquer, cadre de référence, états du moi…
- L’affirmation de soi et le respect des autres : position des vie, image de soi et conviction personnelle, maîtrise de l’émotion et du stress, savoir dire « oui », savoir dire « non »…
- Les situations conflictuelles : les « bruits » en communication, les incompréhensions, les «on dit» et les «mal dit », les « projections » les divergences de points de vue et d’intérêt…

La relation avec les autres

- Relation avec l’Agent de Direction : attitudes et comportements, affirmation de soi, règles de la collaboration, méthodes de travail, rôle de filtrage et de tampon, de suppléance…
- Relation avec les autres responsables hiérarchiques : positionnement personnel et professionnel, rôle de relais d’informations, de recherche d’informations…
- Relation avec l’entourage professionnel : travail en équipe, partage du travail et des outils, rôle d’organisation, de recherche d’améliorations, d’échange des bonnes pratiques…
- Relation avec l’extérieur : fonction d’accueil, communication en direct ou au téléphone, rôle de « public relation »…

3. Les nouvelles méthodes de travail

De nouvelles technologies

- Outils de production : les matériels et leurs performances
- Outils de consultation et de traitement de l’information : annuaires électroniques, bases de données, fichiers de références, GED, LAD
- Outils de communication : télex, téléphone, téléconférence et télécopie, messagerie, télétraitement et réseaux, call center…

De nouvelles organisations

- Mise en commun des outils et des informations : le travail en réseau et le temps partagé, les systèmes intégrés, le workflow…
- Techniques documentaires : consultation en temps réel, archivage informatisé, moyens et supports de diffusion, les qualités d’une bonne information…
- Méthodes de travail : règles de confidentialité et contrôles de sécurité, co-responsabilité des équipes, transferts d’activités entre cadres et secrétaires.

Des changements à optimiser et à bien vivre

- Les résistances au changement
- Les étapes du changement
- La conduite du changement
- Le changement, une opportunité